Жизненный цикл и статусы документа
Почти все операции в системе (продажа, закупка, возврат, перемещение, списание, инвентаризация) — это документы. Любой документ проходит один и тот же путь от создания до проведения. Понимание этого пути снимает большинство вопросов о статусах и о том, что и когда можно изменить.
Статусы документа
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Черновик | Документ только создан, товаров в нём ещё нет. |
| В процессе | В документ добавлены товары, но он ещё не проведён. На склад и кассу пока не влияет. |
| Проведён | Документ проведён: изменения применены к складу, кассе и отчётам. |
| Отклонён | Документ отменён, его изменения откатаны. |
| Возврат | По документу оформлен возврат. |
Как документ движется по статусам
- Вы создаёте документ — он в статусе Черновик.
- Добавляете первый товар — документ переходит в статус В процессе.
- Вы нажимаете Провести — документ становится Проведён, и его содержимое влияет на склад, кассу и отчёты. Запоминается дата проведения.
- Если документ нужно отменить — он переходит в Отклонён, а все его изменения откатываются.
Что можно и что нельзя менять в проведённом документе
Это частый источник путаницы, поэтому важно точно:
Можно: проведённый документ можно открыть (например, из истории продаж) и отредактировать — изменить товары, количество, цены, скидки. Система при этом пересчитает склад, деньги и отчёты и сохранит запись об изменении (кто и что поменял).
Нельзя:
- Менять дату проведения. Дата фиксируется в момент проведения и не меняется при редактировании — то есть провести документ «задним числом» нельзя.
- Возвращать проведённый документ в состояние черновика или «в процессе». При попытке появится ошибка «Эта операция уже проведена».
- Удалять (отклонять) проведённый документ без прав. Для этого нужно отдельное право; без него появится «У вас нет прав на удаление заказов».
Отклонение проведённого документа (если есть право) полностью откатывает его изменения: товар возвращается на склад, деньги — в исходное состояние, отчёты пересчитываются.