Перейти к основному содержимому

Смены

Смена — это рабочий период кассы между открытием и закрытием. В начале смены кассир указывает, сколько наличных лежит в кассовом ящике; в течение смены касса принимает продажи и возвраты; в конце кассир пересчитывает наличные и сверяет их фактическую сумму с той, что ожидает система. Смена помогает понять, сошлась ли касса за рабочий день, и выявить недостачу или излишек наличных.

Смены работают и в мобильном приложении, и в кассовом. Различие в подаче: в мобильном приложении смена — это отдельный экран с двумя вкладками («Текущая смена» и «История»), а в кассовом приложении смена открывается как диалоговое окно поверх рабочего стола кассы. Подробнее различия описаны в статьях раздела.

Смена кассира — это не фискальная смена Webkassa​

Это важно не путать. Смена кассира в aBasqar — это внутренний учётный период с пересчётом наличных. Она никак не связана с налоговой.

Фискальная смена и Z-отчёт — это отдельная вещь, часть фискализации чеков через Webkassa. Открытие и закрытие смены кассира не открывает и не закрывает фискальную смену в налоговой. Это два независимых механизма. Про фискальные смены и Z-отчёты — в разделе Фискализация.

Жизненный цикл и статусы смены​

На одной кассе одновременно может быть только одна открытая смена. Смена привязана к кассе, а не к сотруднику: если на кассе открыта смена, в неё попадают продажи и возвраты всех сотрудников, работавших на этой кассе, а не только того, кто её открыл (подробнее — в статье Отчёт по смене). Смена проходит такой путь:

  • Открыта — смена открыта, касса работает, продажи и возвраты привязываются к этой смене.
  • Закрыта — смена закрыта, и при пересчёте наличные сошлись с ожидаемой суммой (расхождения нет).
  • Закрыта с недостачей — при закрытии фактических наличных оказалось меньше, чем ожидала система.
  • Закрыта с излишком — при закрытии фактических наличных оказалось больше, чем ожидала система.

Статус закрытия выбирается автоматически — по разнице между фактической и ожидаемой суммой наличных. Кассир не выбирает его вручную: он лишь вводит фактическую сумму, а система сама определяет, есть расхождение и какое именно. Есть ещё служебный статус «удалена» — он используется в учёте и в обычной работе кассиру не встречается.

Три условия, от которых зависит работа смен​

Со сменами связаны три разных настройки и права. Они отвечают за разное, и их легко перепутать — поэтому разберём по отдельности.

  1. Функция смен включена в организации. Это общая настройка организации: она включает саму возможность работать со сменами. Пока она выключена, на экране смены вы увидите сообщение, что смену открыть нельзя.
  2. Доступ к экрану смены у сотрудника. Это право сотрудника. Если оно есть — на главном экране появляется плитка (в кассе — кнопка) «Смена», через которую смену открывают и закрывают. Без этого доступа плитки или кнопки нет.
  3. Обязательность смены для продажи. Это отдельное право сотрудника. Если оно включено, сотрудник не сможет провести продажу без открытой смены — сначала нужно открыть смену. Если оно выключено, продажи проходят независимо от того, открыта смена или нет.

Эти условия не зависят друг от друга. Например, доступ к экрану смены может быть, а обязательность для продажи — нет: тогда сотрудник может открывать и закрывать смены, но продавать может и без открытой смены. Подробный разбор каждого случая — в статьях Как открыть смену и Решение проблем со сменами.

Что входит в отчёт по смене​

Когда смена открыта или закрыта, по ней доступен отчёт за период от открытия до закрытия:

  • продажи за смену — количество и суммы;
  • возвраты за смену — количество и суммы;
  • списания за смену — количество и сумма (справочный итог);
  • движение денег по типам оплаты: на начало, приход, расход, на конец;
  • сверка наличных: ожидаемая и фактическая сумма, недостача или излишек.

Отчёт можно распечатать. Подробнее — в статье Отчёт по смене.

Статьи раздела​

  • Как открыть смену — где открыть, начальная сумма наличных, что значит «смена обязательна для продажи», ошибки открытия.
  • Как закрыть смену — фактическая сумма наличных, ожидаемая сумма и её формула простыми словами, недостача и излишек, что показывается после закрытия.
  • Отчёт по смене — какие разделы, за какой период, печать отчёта, различия мобильного и кассового приложения.
  • История смен — список смен, фильтры, статусы-бейджи, что показано в карточке.
  • Решение проблем со сменами — все ошибки смен с дословными текстами и решениями.

Связанные темы​

Последнее обновление