Как открыть смену
Открытие смены — это начало рабочего периода кассы. При открытии вы указываете, сколько наличных уже лежит в кассовом ящике. Эта сумма станет отправной точкой для сверки в конце смены: к ней система добавит приход наличных и вычтет расход, а потом сравнит с тем, что вы насчитаете при закрытии.
Где это в приложении
Открыть смену можно как в мобильном, так и в кассовом приложении. Экран называется «Смена».
В мобильном приложении
- На главном экране нажмите плитку «Смена». Она показывается, только если у сотрудника есть доступ к экрану смены — иначе плитки нет.
- Откроется экран «Смена» с двумя вкладками: «Текущая смена» и «История». Открытие происходит на вкладке «Текущая смена».
В кассовом приложении
В кассе нажмите кнопку «Смена» на боковой панели. Откроется диалоговое окно «Смена» поверх рабочего стола кассы. Кнопка видна, только если у сотрудника есть доступ к экрану смены.
Как открыть смену
- Откройте экран (или окно) «Смена». Если на кассе ещё нет открытой смены и у вас есть право открывать смену, появится форма открытия.
- В мобильном приложении это раздел «Открытие смены» с подсказкой «Укажите сумму наличных в кассовом ящике». В кассовом приложении — раздел «Открытие смены» с подсказкой «Укажите начальную сумму наличных в кассе».
- Введите начальную сумму наличных — сколько денег фактически лежит в ящике на момент открытия. В мобильном приложении это поле «Начальная сумма наличных»; в кассе сумму набирают на экранной цифровой клавиатуре.
- Нажмите кнопку «Открыть смену».
После открытия экран показывает текущую смену: её номер, статус «Открыта», дату открытия и отчёт по смене (пока пустой). Если вы не вводили сумму, смена откроется с начальным остатком наличных, равным нулю.
Что значит «смена обязательна для продажи»
Для части сотрудников действует правило: продажу нельзя провести, пока не открыта смена. Это зависит от отдельного права сотрудника.
- Правило включено. Если вы попробуете провести продажу без открытой смены, она не пройдёт. В кассовом приложении вместо продажи появится экран с сообщением «Для проведения операции необходимо открыть смену» и кнопкой «Открыть смену». Сначала откройте смену, затем продавайте.
- Правило выключено. Продажи проходят независимо от того, открыта смена или нет. Открывать смену для продажи в этом случае не обязательно.
Это правило не связано с доступом к самому экрану смены — это разные настройки. Подробный разбор всех условий — в статье Смены.
Что происходит в системе
При открытии смены:
- на кассе создаётся новая смена со статусом «Открыта»;
- фиксируется время открытия и начальный остаток наличных, который вы указали;
- смене присваивается порядковый номер в рамках магазина;
- все продажи и возвраты, проведённые на этой кассе до закрытия, привяжутся к этой смене и попадут в её отчёт.
Открытие смены не двигает товары и не влияет на склад — оно только начинает учётный период кассы.
Правила и ограничения
- Одна открытая смена на кассу. На одной кассе одновременно может быть только одна открытая смена. Пока текущая смена не закрыта, открыть вторую нельзя — появится сообщение «Смена уже открыта».
- Нужен доступ к экрану смены. Если плитки (в кассе — кнопки) «Смена» нет — у сотрудника нет доступа к экрану смены. Без доступа открыть смену нельзя.
- Функция смен должна быть включена в организации. Если функция смен в организации выключена, вместо формы открытия вы увидите сообщение, что смену открыть нельзя (см. Решение проблем со сменами).
- Начальная сумма необязательна. Если оставить поле пустым, смена откроется с нулевым начальным остатком наличных.
Частые проблемы
«Смена уже открыта»
Причина: на этой кассе уже есть открытая смена. Вторую открыть нельзя — на одну кассу заводится только одна открытая смена. Что делать: работайте в уже открытой смене, а чтобы начать новую — сначала закройте текущую.
«Для проведения операции необходимо открыть смену»
Причина: у вас включено правило, по которому продажа без открытой смены не проходит, а смена не открыта. Это сообщение показывает кассовое приложение. Что делать: откройте смену кнопкой «Открыть смену» и затем проводите продажу.
Нет формы открытия — пишет, что смену открыть нельзя
Причина: в организации выключена функция смен. Без неё открыть смену не получится. Что делать: функцию смен включает руководитель в настройках организации. Подробнее — в статье Решение проблем со сменами.
На главном экране нет плитки «Смена»
Причина: у сотрудника нет доступа к экрану смены. Что делать: обратитесь к директору или владельцу, чтобы вам открыли доступ к разделу «Смена».