Как оформить возврат
Возврат оформляется в три шага: выбрать способ возврата, собрать список возвращаемых товаров и провести возврат с возвратом денег. До проведения возврат ни на склад, ни на кассу не влияет — изменения применяются только при нажатии «Провести возврат» / «Возврат» (см. Жизненный цикл документа).
Где это в приложении
- Мобильное приложение: главный экран → «Возврат и списание» → вкладка «Возврат».
- Кассовое приложение: отдельная вкладка возврата на главном экране.
В обоих приложениях открывается экран «Выберите способ возврата» с двумя путями: «Возврат по основанию» и «Возврат без основания».
Шаг 1. Выберите способ возврата
Возврат по основанию (на базе продажи или поступления)
- Нажмите «Возврат по основанию» — откроется экран «Выберите основание» с двумя вкладками: «Продажи» и «Поступление».
- Выберите вкладку: «Продажи» — если оформляете возврат от покупателя; «Поступление» — если возвращаете товар поставщику.
- В списке отображаются только проведённые (оплаченные) документы. Выберите нужную продажу или поступление.
После выбора система создаёт возврат и сразу подставляет в него все товары из исходного документа с теми же ценами и количеством. Количество подставляется с учётом уже возвращённого: если п о этой продаже часть товара уже возвращали, в новый возврат попадёт только остаток, доступный к возврату. Если по позиции возвращать уже нечего, она в возврат не добавляется.
Возврат без основания
Если исходного документа нет (или его не нужно привязывать), на экране способа возврата выберите блок «Возврат без основания»:
- «Продажа» — прямой возврат от покупателя без привязки к чеку;
- «Поступление» — прямой возврат поставщику без привязки к чеку.
Будет создан пустой возврат, и товары в него вы добавляете вручную (шаг 2). Контрагент при этом подставляется автоматически: для возврата без основания берётся покупатель или поставщик по умолчанию вашей организации. Если он не настроен, появится ошибка «Дефолтный контрагент не настроен для организации.» — см. Решение проблем с возвратами.
Шаг 2. Соберите список товаров
Этот шаг нужен в основном для возврата без основания (в возврате по основанию товары уже подставлены, но их тоже можно править).
- Добавить товар: кнопкой выбора товара (поиск по названию) или сканированием штрих-кода. В кассовом приложении также доступен раздел «Быстрые».
- Изменить позицию: откройте её и задайте количество, цену, а в мобильном приложении — ещё и разбивку на брак. Подробно про разбивку количества — в статье Частичный возврат и брак.
- Удалить позицию: в мобильном приложении уменьшите количество до нуля или удалите позицию; на кассе выделите позицию и нажмите «Удалить».
Если у товара есть варианты (размер, цвет и т.п.), система попросит выбрать конкретный — появится «Выберите вариант». При возврате остаток варианта на складе не проверяется.
Шаг 3. Проведите возврат и верните деньги
В мобильном приложении
- В блоке «Возврат суммы» выберите тип оплаты, которым возвращаете деньги (наличные, банк или «Смешанная» — несколькими типами сразу).
- В поле «Сумма возврата» укажите возвращаемую сумму. Для смешанной оплаты добавьте типы оплаты и суммы по каждому.
- При необходимости раскройте «Детализация возврата денег» — там можно сменить контрагента (для возврата без основания) и добавить комментарий.
- Если у магазина подключена онлайн-касса, доступен тумблер «ОФД» — включите его, чтобы отправить возвратный фискальный чек в налоговую (см. ниже «Что происходит в системе»).
- Нажмите «Провести возврат».
- После успеха появится «Возврат прошел успешно». Нажмите «Показать чек», чтобы открыть чек возврата (или фискальный чек, если включали «ОФД»).
Если в возврате по основанию вы укажете сумму возврата больше, чем было оплачено по исходному документу, система предупредит: «Сумма возврата больше оплаченной суммы. Продолжить?» Подтвердите «Да», если это действительно нужно.
На кассе
- Соберите товары и при необходимости отредактируйте количество и цену (кнопки «−» / «+», «Изменить»).
- Нажмите «Возврат» — откроется окно оплаты.
- Выберите тип оплаты и введите сумму возврата. При необходимости включите отправку фискального чека.
- Подтвердите возврат. После успеха появится «Возврат прошел успешно» с кнопкой чека.
Что происходит в системе
Когда вы проводите возврат, система одновременно (см. Принцип двойной записи):
- Меняет склад. При возврате от покупателя годный товар возвращается на склад; при возврате поставщику товар списывается со склада. Брак на склад не возвращается — он списывается отдельно (см. Частичный возврат и брак).
- Меняет кассу. При возврате от покупателя деньги уходят покупателю; при возврате поставщику деньги приходят к вам.
- Пересчитывает отчёты по складу и по контрагенту.
- Помечает исходный документ. Если возврат был по основанию, у исходной продажи или поступления статус меняется на «Возврат».
- Отправляет возвратный фискальный чек, если вы включили «ОФД». Тип чека система определяет автоматически: возврат продажи или возврат покупки. Для этого у исходного документа должен быть пробит оригинальный фискальный чек.
Возврат проходит независимо от контроля остатков: даже при возврате поставщику товар спишется со склада, в том числе в минус.
Правила и ограничения
- Подписка должна быть активна. При просроченной подписке операции возврата блокируются («Ваша подписка просрочена» в приложении / «Срок подписки истек. Для продолжения работы неободимо продлить подписку» с сервера).
- Возврат по основанию — только по проведённым документам. В списке оснований показываются лишь оплаченные продажи и поступления.
- Нельзя вернуть больше, чем было в документе. В возврате по основанию количество по позиции ограничено остатком, доступным к возврату (исходное количество минус уже возвращённое).
- Принятый возврат нельзя редактировать. После проведения изменить состав возврата нельзя — при попытке появится «Нельзя изменять возврат, который уже принят» / «Нельзя изменить принятый возврат». Если возврат оформлен с ошибкой, его можно удалить (отменить) — это доступно только владельцу и директору.
- Удаление (отмена) возврата. Удалить проведённый возврат могут только владелец и директор; у кассира такого доступа нет. Удаление полностью откатывает возврат: товар и деньги возвращаются в исходное состояние, а исходный документ снова становится «Проведён».
Частые проблемы
«Дефолтный контрагент не настроен для организации.»
Причина: вы оформляете возврат без основания, а покупатель/поставщик по умолчанию в организации не задан. Что делать: задайте контрагента в детализации возврата вручную или настройте контрагента по умолчанию. См. Контрагенты.
«Сумма возврата больше оплаченной суммы. Продолжить?»
Причина: в возврате по основанию вы возвращаете денег больше, чем было оплачено по исходному документу. Что делать: проверьте сумму; если возврат большей суммы оправдан — подтвердите «Да».
Другие ошибки
Разбор остальных сообщений — в статье Решение проблем с возвратами.