Полная и частичная инвентаризация
При запуске инвентаризации вы выбираете её тип: полная или частичная. Тип определяет, какие товары попадают в пересчёт и что произойдёт с теми, которые вы не считали. Эта статья объясняет разницу, чтобы вы выбрали правильный тип и не обнулили лишнего.
Тип выбирается на старте кнопками «Полная инвентаризация» и «Частичная инвентаризация» — см. Как провести инвентаризацию.
Полная инвентаризация: пересчёт всего склада
При полной инвентаризации в список сразу попадает вся номенклатура склада — все товары, которые на нём числятся. Добавлять ничего не нужно: задача — пройти по всему списку и внести фактическое количество по каждому товару.
Что важно понимать про непересчитанные товары:
- по каждому товару фактическое количество изначально равно учётному (количеству по базе). Поэтому если вы товар не трогали, его остаток при проведении останется прежним — он не изменится сам по себе;
- а вот если товара на складе нет и вы выставили ему фактическое количество 0, то при проведении его остаток обнулится — то есть он спишется как недостача.
Отсюда правило полной инвентаризации: товарам, которых вы не нашли на складе, нужно явно ставить ноль. Полная инвентаризация удобна именно тем, что весь склад уже перед вами, и вы можете обнулить всё, чего по факту нет.
В полной инвентаризации добавление по категориям и поиск отдельных товаров не используются — список и так содержит весь склад.
Частичная инвентаризация: только выбранные товары
При частичной инвентаризации список изначально пустой. Вы сами добавляете в него только те товары, которые пересчитываете, — поиском, по штрих-коду или целыми категориями.
Главное отличие от полной: товары, которых нет в списке, инвентаризация не трогает вообще. Их остатки остаются такими, какие были. Частичная инвентаризация меняет остатки только по тем товарам, которые вы в неё добавили. Это безопасный способ пересчитать, например, одну категорию или одну полку, не затрагивая остальной склад.
Поэтому в частичной инвентаризации ноль означает то же самое: если вы добавили товар и поставили ему фактическое количество 0, при проведении его остаток обнулится. А товар, который вы просто не добавляли, останется без изменений.
Добавление товаров по категориям (частичная)
В частичной инвентаризации удобно добавлять не по одному товару, а сразу целыми категориями:
- Нажмите «Выбрать категорию».
- В окне «Выберите категорию» выберите нужную категорию.
- В список добавятся все товары этой категории и её подкатегорий, которые есть на складе.
Чтобы добавить ещё категорию, нажмите «Добавить еще категорию» и выберите следующую. Выбранные категории показываются отметками над списком; каждую можно убрать — тогда товары этой категории уберутся из инвентаризации.
Подсказки и ограничения при работе с категориями:
- если вы выбираете категорию, которая уже добавлена, появится сообщение «Эта категория уже выбрана» — повторно она не добавится;
- если в выбранной категории на складе нет товаров (или все они уже в списке), добавлять будет нечего — появится сообщение «Товары из указанных категорий не найдены на складе или уже добавлены в инвентаризацию».
Предупреждение про товар не из выбранной категории
Когда вы добавили инвентаризацию по категориям, а потом пытаетесь вручную (поиском или штрих-кодом) добавить товар, который не относится к выбранным категориям, система предупредит об этом:
- если выбрана одна категория — «Этот товар не относится к выбранной категории: "название". Вы уверены, что хотите добавить этот товар?»;
- если выбрано несколько категорий — «Этот товар не относится к выбранным категориям: "название1", "название2". Вы уверены, что хотите добавить этот товар?».
Это не запрет, а проверка: вы случайно не добавляете «чужой» товар в инвентаризацию по категории. Нажмите «Да», чтобы всё равно добавить товар, или «Нет», чтобы отказаться.
Что происходит с остатками при проведении
И в полной, и в частичной инвентаризации остатки меняются только при проведении и только у товаров, которые есть в списке. По каждому такому товару остаток приводится к фактическому количеству: излишек увеличивает остаток, недостача — уменьшает. Товары, которых в списке нет (актуально для частичной), остаются без изменений. Подробнее — в статье Результаты и проведение инвентаризации.
Какой тип выбрать
- Считаете весь склад целиком и хотите, чтобы всё ненайденное обнулилось, — берите полную.
- Считаете одну категорию, полку или несколько товаров и не хотите задевать остальной склад — берите частичную.
Частые проблемы
«Эта категория уже выбрана»
Причина: вы повторно выбрали категорию, которая уже добавлена в инвентаризацию. Что делать: ничего — товары этой категории уже в списке. Выберите другую категорию, если нужно расширить пересчёт.
«Товары из указанных категорий не найдены на складе или уже добавлены в инвентаризацию»
Причина: в выбранной категории на складе нет товаров, либо все её товары уже добавлены в инвентаризацию. Что делать: проверьте, что в категории действительно есть товары на этом складе; добавьте нужные позиции вручную поиском, если они в других категориях.
«Этот товар не относится к выбранной категории» / «Этот товар не относится к выбранным категориям»
Причина: инвентаризация ведётся по выбранным категориям, а вы добавляете товар из другой категории. Что делать: если товар добавить нужно — нажмите «Да». Если это случайность — нажмите «Нет» и проверьте, тот ли товар выбрали.