Результаты и проведение инвентаризации
Когда вы внесли фактические количества, инвентаризация показывает расхождения между учётом и реальностью — излишки и недостачу — и подводит итог. Проведение инвентаризации приводит остатки склада к фактическим. Эта статья объясняет, как читать итоги, что именно происходит со складом при проведении и как откатить инвентаризацию, если что-то пошло не так.
Излишки и недостача: как считается разница
По каждому товару система знает две величины:
- Количество по базе — сколько товара числится по учёту;
- Количество факт — сколько вы насчитали и внесли вручную.
Их разница и даёт расхождение:
- если фактического больше, чем по базе, — это излишек;
- если фактического меньше — это недостача.
Пример: по базе числится 50 бутылок воды, а по факту вы насчитали 47. Недостача — 3 бутылки. По другому товару по базе 10 упаковок, по факту 12 — излишек 2 упаковки. Каждое расхождение система считает и в штуках, и в сумме (по закупочной цене товара).
Итоговое окно «Общая информация»
Окно итогов открывается по кнопке «Провести» (с возможностью провести) или «Информация» (только посмотреть). В нём сведены итоги по всей инвентаризации:
- «Количество по базе» и «Сумма товаров» — сколько всего товара и на какую сумму числится по учёту;
- «Количество факт» и «Сумма факт» — сколько насчитали фактически и на какую сумму;
- «Излишка» и «Сумма излишки» — суммарный излишек в штуках и в деньгах;
- «Недостача» и «Сумма недостачи» — суммарная недостача в штуках и в деньгах.
Здесь же выбирается ответственный (поле «Кто проводил») — без него провести нельзя.
Если во время инвентаризации шли операции
Инвентаризация может занять время, и пока она открыта (черновик), по товарам на этом складе могут проходить обычные операции: продажи, поступления, перемещения, возвраты. Чтобы пересчёт не «съел» эти движения, систем а учитывает их отдельно.
Что это значит на практике: вы внесли фактическое количество, а затем по тому же товару прошла, например, продажа. Система помнит ваше фактическое количество и отдельно — что после пересчёта товар ещё и продали. Итоговое количество, к которому будет приведён остаток, — это ваше фактическое количество с поправкой на операции, которые прошли за время инвентаризации. В отчёте это видно как «Разница с учетом корректировок».
Поэтому при проведении возможны два сценария:
- Операций по товарам не было. Появляется сообщение «Инвентаризация прошла успешно», остатки приведены к фактическим.
- Операции были. Появляется окно «Во время инвентаризации проведены другие операции по некоторым товарам» с пояснением, что инвентаризация проведена с учётом этих операций. Можно нажать «Провести и посмотреть отчет» — тогда откроется подробный отчёт по товарам, где видно, что именно поступило, продалось и вернулось, — или «Провести без просмотра».
Чтобы такой путаницы было меньше, инвентари зацию лучше проводить за один заход и не вести активные продажи по складу, который сейчас пересчитываете.
Что происходит со складом при проведении
До проведения остатки склада не меняются — вы спокойно вносите факт. Когда вы нажимаете «Провести инвентаризацию», система по каждому товару из списка приводит остаток к фактическому (с учётом операций, если они были):
- по товарам с излишком остаток на складе увеличивается;
- по товарам с недостачей остаток уменьшается;
- товары, по которым расхождения нет, остаются без изменений.
Все эти изменения отражаются в отчётах по складу и в истории движения товара: излишки проходят как оприходование по инвентаризации, недостача — как списание по инвентаризации. Фиксируется дата проведения, инвентаризаци и присваивается номер, и она попадает в историю.
Напомним про разницу типов: при частичной инвентаризации меняются остатки только тех товаров, которые были в списке; товары вне списка не затрагиваются. При полной в списке весь склад, поэтому всё, чему вы выставили ноль, обнулится. Подробнее — в статье Полная и частичная инвентаризация.
Инвентаризация затрагивает только склад и отчёты — денег в кассу она не приносит и из кассы не забирает. Подробнее про то, как операции меняют остатки, — в статьях Остатки и резерв и Принцип двойной записи.
Отчёт по товарам после проведения
После проведения можно открыть подробный отчёт «Просмотр отчета» — он же открывается из истории по нажатию на инвентари зацию. В отчёте по каждому товару показано:
- название и «Стоимость» (цена товара);
- «Количество по базе» (учётное) и «Количество факт» (фактическое);
- «Разница» — расхождение между фактом и базой;
- если за время инвентаризации были операции — блок «Во время инвентаризации» с разбивкой «Поступило», «Продано», «Возвращено»;
- «Разница с учетом корректировок» — итоговое расхождение с поправкой на эти операции.
Сверху отчёта — номер инвентаризации и дата проведения, фильтр по товару («Товары» / «Все товары»), а также выгрузка отчёта в Excel (см. История инвентаризаций).
Как отменить проведённую инвентаризацию
Проведённую инвентаризацию можно отменить (откатить) из истории: все изменения остатков, которые она внесла, возвращаются назад — излишки снимаются, недостача восстанавливается, остатки приходят к тому, что было до инвентаризации.
Отменить проведённую инвентаризацию может только владелец организации. У остальных сотрудников этого действия нет. Перед отменой система переспросит «Вы уверены что хотите удалить?».
Отменять можно только проведённую инвентаризацию. Незаконченную (черновик) отменять не нужно — её просто не проводят. Подробнее про отмену и про то, кто её видит, — в статье История инвентаризаций.
Правила и ограничения
- Остаток меняется только при проведении. До этого момента фактические количества ни на что не влияют.
- Меняются только товары из списка. Особенно важно для частичной инвентаризации: товары вне списка не затрагиваются.
- Ноль обнуляет остаток. Если товару выставлено фактическое количество 0, при проведении его остаток станет нулём.
- Учёт операций во время пересчёта. Если по товару за время открытой инвентаризации прошли операции, итог считается с их учётом.
- Отмена — только для владельца и только для проведённой инвентаризации.
Частые проблемы
«Инвентаризация уже принята»
Причина: вы пытаетесь изменить или повторно провести инвентаризацию, которая уже проведена. Проведённую инвентаризацию менять нельзя. Что делать: если нужно исправить результат — отмените проведённую инвентаризацию (это может сделать владелец) и проведите новую. См. История инвентаризаций.
Остатки не изменились после проведения
Причина: по товарам не было расхождений (факт совпал с базой), либо это была частичная инвентаризация и нужные товары в неё не добавили. Что делать: проверьте, что товары были в списке и что фактическое количество отличается от учётного. Для пересчёта только части склада используйте частичную инвентаризацию.
Ожидали недостачу, а её нет
Причина: при полной инвентаризации товарам, которых нет на складе, не выставили ноль — и их остаток остался прежним. Что делать: ненайденн ым товарам явно ставьте фактическое количество 0, чтобы они списались как недостача. См. Полная и частичная инвентаризация.