История инвентаризаций
История инвентаризаций — это список уже проведённых инвентаризаций за выбранный период. Здесь видно, по какому складу провели пересчёт, на какую сумму нашлись излишки и недостача, кто и когда оформил инвентаризацию. Из истории открывают подробный отчёт по товарам, выгружают его в Excel, а при необходимости — отменяют инвентаризацию.
История находится отдельно от вкладки, где инвентаризация запускается: пересчёт ведётся на одной вкладке, а список проведённых — на другой.
Где это в приложении
История инвентаризаций — в разделе «Инвентаризация» мобильного приложения:
- На главном экране откройте плитку «Инвентаризация».
- Перейдите на вкладку «История».
В истории показываются только проведённые инвентаризации. Незаконченные (черновики) здесь не отображаются.
Что показано в списке
По каждой инвентаризации в списке показано:
- номер инвентаризации;
- сумма товаров по учёту;
- дата проведения (день и время);
- магазин (склад), по которому проводили пересчёт;
- ответственный — кто проводил;
- суммовые итоги: «Факт» (фактическая сумма), «Излишки» (зелёным) и «Недостача» (красным).
На компьютере история показывается таблицей со столбцами: №, Дата, Магазин, Ответственный пользователь, Пользователь, Сумма излишки, Сумма недостачи и меню действий.
Фильтры
Над списком есть кнопка фильтра, открывающая окно «Фильтры». Для инвентаризаций работают:
- период — даты, за которые показывать инвентаризации (по умолчанию — последние 7 дней);
- «Магазин» — склад, по которому проводили пересчёт (по умолчанию «Все магазины»);
- «Продукт» — показать инвентаризации с конкретным товаром (по умолчанию «Все продукты»);
- «Кто проводил» — сотрудник, оформивший инвентаризацию (по умолчанию «Все пользователи»);
- «Продавец» — ответственный сотрудник (по умолчанию «Все пользователи»);
- сумма — ограничение по сумме инвентаризации (поля «От» и «До»).
После настройки нажмите «Применить» — список обно вится.
Отчёт по товарам инвентаризации
Нажмите на инвентаризацию в списке — откроется отчёт «Просмотр отчета». Вверху показаны номер инвентаризации и дата проведения, а ниже — список товаров. По каждому товару видно:
- название и «Стоимость» (цена);
- «Количество по базе» (учётное) и «Количество факт» (фактическое);
- «Разница» между фактом и учётом;
- если за время инвентаризации были операции — блок «Во время инвентаризации» с разбивкой «Поступило», «Продано», «Возвращено», и итоговая «Разница с учетом корректировок».
В отчёте есть фильтр по товару («Товары» / «Все товары»), чтобы посмотреть конкретную позицию. Кнопка «Информация» внизу показывает итоги по всей инвентаризации (количество и сумма по базе и по факту, излишки, недостача) и ответственного.
Выгрузка отчёта в Excel
Отчёт инвентаризации можно выгрузить в файл Excel. В отчёте «Просмотр отчета» нажмите значок выгрузки в правом верхнем углу — файл сформируется и:
- на компьютере — скачается;
- на телефоне — откроется окно, чтобы сохранить или отправить файл.
Файл называется по слову «Инвентаризация» с номером документа. Внутри — строка на каждый товар инвентаризации со столбцами: Название товара, Ожидаемое количество, Фактическое количество, Скорректированное количество, Цена, Проданное количество, Купленное количество, Возвращено с продаж, Возвращено с покупок, Перемещено из, Перемещено в.
Как открыть и как отменить инвентаризацию
Нажатие на строку открывает отчёт по товарам (выше). Отсюда же проведённую инвентаризацию можно отменить (откатить):
- на телефоне — проведите по строке справа налево (свайп) и подтвердите;
- на компьютере — откройте меню действий строки и выберите «Удалить».
Перед отменой появится подтверждение «Вы уверены что хотите удалить?» с кнопками «Отмена» и «Удалить». При отмене все изменения остатков, внесённые инвентаризацией, возвращаются назад.
Кто может отменять. Отменить инвентаризацию может только владелец организации. У остальных сотрудников действия удаления нет. Подробнее про откат — в статье Результаты и проведение инвентаризации.
Частые проблемы
Список пуст
Причина: под текущие фильтры не попало ни одной инвентаризации — например, слишком узкий период или выбран магазин, товар или сотрудник, по которому инвентаризаций нет. Также в истории показываются только проведённые инвентаризации — черновики сюда не попадают. Что делать: расширьте период и сбросьте лишние фильтры (магазин, продукт, пользователь).
«Ошибка загрузки данных»
Причина: список не удалось загрузить — например, из-за проблем со связью. Что делать: нажмите «Повторить» и проверьте подключение к интернету.
Не получается удалить инвентаризацию
Причина: отменить инвентаризацию может только владелец организации; у других сотрудников этого действия нет. Что делать: если инвентаризацию нужно отменить, обратитесь к владельцу.