Как провести инвентаризацию
Инвентаризация — это пересчёт реальных остатков склада и сверка их с учётными. Вы выбираете тип инвентаризации, собираете список товаров, по каждому вносите фактически посчитанное количество, назначаете ответственного и проводите инвентаризацию. В момент проведения остатки склада приводятся к фактическим.
Эта статья — про то, как запустить инвентаризацию и вести пересчёт. Чем отличаются полная и частичная инвентаризации — в статье Полная и частичная инвентаризация; что происходит при проведении — в статье Результаты и проведение инвентаризации.
Где это в приложении
Инвентаризация проводится в мобильном приложении:
- На главном экране нажмите плитку «Инвентаризация». Она показывается, только если у сотрудника есть доступ к этой операции — иначе плитки на главном экране нет.
- Откроется раздел «Инвентаризация» с вкладками «Инвентаризация» и «История». Оставайтесь на первой вкладке — здесь инвентаризация запускается и ведётся.
В кассовом приложении операции инвентаризации нет.
Шаг 1. Выберите тип инвентаризации
На вкладке «Инвентаризация» сначала появляется выбор: «Чтобы осуществить ревизию товаров, выберите вид инвентаризации». Нажмите одну из двух кнопок:
- «Полная инвентаризация» — в список сразу попадёт вся номенклатура склада. Это полный пересчёт.
- «Частичная инвентаризация» — список будет пустым, товары вы добавите сами.
После выбора типа открывается рабочий экран инвентаризации. Вверху показан «Магазин» — он заполняется автоматически по вашему магазину, изменить его нельзя. Пересчитывается склад именно этого магазина.
Шаг 2. Добавьте товары
Способ добавления зависит от типа.
Полная инвентаризация
Добавлять ничего не нужно — вся номенклатура склада уже в списке. Останется внести по каждому товару фактическое количество (шаг 3).
Ч астичная инвентаризация
Добавьте в список только те товары, которые пересчитываете. Это можно сделать несколькими способами:
- Поиск товара — кнопкой выбора товара найдите его по названию и добавьте.
- Штрих-код — отсканируйте штрих-код товара, и он добавится в список.
- Целыми категориями — нажмите «Выбрать категорию» и выберите категорию; в список добавятся все товары этой категории (и её подкатегорий), которые есть на складе. Чтобы добавить ещё одну, нажмите «Добавить еще категорию». Подробнее про работу с категориями — в статье Полная и частичная инвентаризация.
Если у товара есть варианты (размер, цвет и т. п.) и вариант не выбран, появится окно «Выберите вариант» — укажите нужный. Каждый вариант пересчитывается отдельно.
Добавлять можно только товары — то, что имеет остаток на складе. Услугу добавить нельзя: при попытке появится сообщение «Нельзя добавить услугу в инвентаризацию».
Пока список пуст, на экране подсказка: «Список товаров пуст» и «Добавьте товар в список, нажав кнопку "Поиск товара" или же отсканировав штрих-код».
Шаг 3. Внесите фактическое количество
По каждому товару в списке внесите фактически посчитанное количество — то, что реально лежит на складе:
- кнопки «+» и «−» увеличивают и уменьшают количество на единицу;
- чтобы ввести число вручную, откройте позицию в списке и впишите фактическое количество.
Рядом с товаром показывается количество по базе (учётное) — сколько его числится в системе. Так удобно сравнивать на месте. Отметка-галочка у товара помогает помечать уже пересчитанные позиции — это просто пометка для вашего удобства, на расчёт она не влияет.
Если отсканировать штрих-код товара, который уже есть в списке, его фактическое количество увеличится на единицу — удобно пересчитывать сканером поштучно.
Чтобы убрать товар из инвентаризации, удалите его из списка. Убрать или изменить количество можно, только пока инвентаризация не проведена.
Шаг 4. Назначьте ответственного и проверьте итог
Когда фактические количества внесены, нажмите кнопку «Провести» внизу экрана — откроется окно «Общая информация» с итогами пересчёта:
- «Количество по базе» и «Сумма товаров» — сколько товара и на какую сумму числится по учёту;
- «Количество факт» и «Сумма факт» — сколько насчитали фактически и на какую сумму;
- «Излишка» и «Сумма излишки» — на сколько единиц и сумму товара больше, чем по учёту;
- «Недостача» и «Сумма недостачи» — на сколько единиц и сумму товара меньше, чем по учёту.
В этом же окне выберите ответственного — поле «Кто проводил». Нажмите его, откроется список «Все пользователи», выберите сотрудника. Ответственного указать обязательно: без него инвентаризация не проведётся, появится подсказка «Выберите ответственного продавца».
Кнопка «Информация» на рабочем экране открывает то же окно итогов, но без проведения — чтобы просто свериться по ходу пересчёта.
Шаг 5. Проведите инвентаризацию
В окне «Общая информация» нажмите «Провести инвентаризацию». Что происходит дальше:
- если за время пересчёта по товарам не было других операций — появится сообщение «Инвентаризация прошла усп ешно», и остатки склада приведены к фактическим;
- если пока инвентаризация была открыта, по каким-то товарам прошли продажи, поступления, перемещения или возвраты — появится окно «Во время инвентаризации проведены другие операции по некоторым товарам». В нём две кнопки: «Провести и посмотреть отчет» (проведёт и откроет подробный отчёт) и «Провести без просмотра» (просто проведёт). Инвентаризация в этом случае проводится с учётом этих операций — подробнее в статье Результаты и проведение инвентаризации.
После проведения инвентаризация попадает в историю, а рабочий экран возвращается к выбору типа — можно начать новую.
Как продолжить начатую инвентаризацию
Инвентаризацию не обязательно проводить за один раз. Если вы выбрали тип, начали пересчёт, но не провели инвентаризацию, она остаётся черновиком за текущий день. Когда вы в тот же день снова выбираете тот же тип на складе того же магазина, открывается та же самая инвентаризация — со всеми уже добавленными товарами и внесёнными количествами. То есть пересчёт продолжается с того места, где вы остановились, а не начинается заново.
Что происходит в системе
Пока инвентаризация — черновик, на остатки склада она не влияет: вы свободно добавляете товары и вносите факт. Остатки склада приводятся к фактическим только при проведении («Провести инвентаризацию»). Подробнее — в статьях Результаты и проведение инвентаризации, Остатки и резерв и Принцип двойной записи.
Правила и ограничения
- Доступ к инвентаризации. Если на главном экране нет плитки «Инвентаризация» — у сотрудника нет доступа к этой операции, и инвентаризация недоступна.
- Склад задан автоматически. Пересчитывается склад вашего магазина; выбрать другой склад на этом экране нельзя.
- Только товары. Услуги в инвентаризацию добавить нельзя — у них нет остатка.
- Ответственный обязателен. Без выбранного ответственного провести инвентаризацию не получится.
- Менять можно только непроведённую инвентаризацию. Пока инвентаризация не проведена, в неё можно добавлять и убирать товары и менять количество. После проведения её состав менять нельзя.
- Продолжение за тот же день. Незаконченная инвентаризация продолжается, если в тот же день выбрать тот же тип на том же складе.
Частые проблемы
«Нельзя добавить услугу в инвентаризацию»
Причина: вы пытаетесь добавить в инвентаризацию услугу. Инвентаризация считает остатки, а у услуг остатка нет. Что делать: добавляйте только товары. Услуги в пересчёт не входят.
«Выберите вариант» / «Необходимо выбрать вариант товара»
Причина: у добавляемого товара есть варианты (размер, цвет и т. п.), а конкретный не выбран. Первое сообщение показывает приложение, второе пр иходит с сервера. Что делать: выберите нужный вариант в появившемся окне — каждый вариант пересчитывается отдельно.
«Выберите ответственного продавца»
Причина: вы нажали «Провести инвентаризацию», не выбрав ответственного в поле «Кто проводил». Что делать: нажмите поле «Кто проводил», выберите сотрудника из списка «Все пользователи» и повторите проведение.
«Товар с таким штрих-кодом не найден»
Причина: отсканированный штрих-код не привязан ни к одному товару организации. Что делать: проверьте штрих-код, добавьте товар вручную через поиск или заведите штрих-код в карточке товара. См. Товары.
«Выберите товар»
Причина: отсканированный штрих-код привязан к нескольким товарам, и система предлагает выбрать нужный вручную. Что делать: выберите подходящий товар из списка. Для постоянного решения уберите дубликат штрих-кода в карточках товаров.