Как создать контрагента
Карточка контрагента — это описание вашего покупателя или поставщика: как его зовут, какой у него телефон и реквизиты, по какому договору вы работаете. Ко нтрагентов можно заводить и в мобильном приложении, и в кассе, но набор полей в этих приложениях разный (об этом — в конце статьи).
Где это в приложении
Мобильное приложение
- Откройте Меню → Контрагенты. Экран называется «Контрагенты» и разделён на две вкладки — «Покупатели» и «Поставщики».
- Перейдите на нужную вкладку. Внизу экрана есть кнопка «Добавить покупателя» (или «Добавить поставщика» на вкладке поставщиков) — это и есть точка создания.
- Чтобы открыть уже существующего контрагента, нажмите на него в списке — откроется карточка для редактирования.
Список и карточка — разные места: внизу — кнопка добавления, в самом спи ске — переход в карточку по нажатию.
Касса
- В кассе откройте раздел «Контрагенты» (в боковой панели навигации).
- В шапке экрана нажмите кнопку «Добавить» (значок «плюс») — откроется окно создания.
- Чтобы изменить контрагента, нажмите на строку списка или на значок карандаша «Редактировать» в этой строке.
Есть и второе место, где в кассе можно завести контрагента, — Настройки → Контрагенты (там же выбирают контрагента по умолчанию). См. Системные контрагенты и контрагенты по умолчанию.
Поля карточки
Ниже — все поля карточки. В мобильном приложении доступны все, в кассе — только часть (см. раздел про различия).
Основное
- Название — обязательное поле. Без названия контрагент не сохранится.
- Тип контрагента — покупатель или поставщик. Выбирается из списка. Если не выбрать тип, появится подсказка «Выберите тип контрагента». Подробнее — в статье Типы контрагентов.
- Телефон — номер телефона контрагента.
БИН/ИИН и адрес
- БИН/ИИН — бизнес-идентификационный или индивидуальный идентификационный номер (до 12 цифр). Рядом с полем есть кнопка «Заполнить информацию»: если ввести БИН/ИИН и нажать её, система попробует подтянуть название и адрес из справочника. Если данных нет, появится сообщение «Не найдена информация по БИН/ИИН»; если поле пустое — «Введите БИН/ИИН»; при успехе — «Информация заполнена».
- Адрес — адрес контрагент а. Заполняется вручную или автоматически по БИН/ИИН.
Банковские реквизиты
Банковские реквизиты собраны в отдельный сворачиваемый блок «Банковские реквизиты». Если хотя бы одно поле заполнено, блок показывает пометку «Заполнены», иначе — «Не заполнены». Поля:
- ИИК (номер счёта) — номер банковского счёта. Должен начинаться с «KZ».
- КБе — код бенефициара, две цифры.
- БИК — банковский идентификационный код, ровно 8 символов.
- Наименование банка — название банка.
- Код назначения платежа — код назначения платежа (КНП).
Договор
- Договор — у контрагента может быть номер договора и дата договора. Номер и дату указываю т вместе: если задаёте один из них, нужно заполнить и второй. Когда вы заполняете договор прямо в карточке, он становится основным договором контрагента. Контрагент может иметь несколько договоров — управление ими описано в статье Договоры контрагента.
Бонусы
- Бонусы — у покупателя есть баланс бонусов и индивидуальный процент начисления. В карточке покупателя при редактировании показывается блок бонусов с текущим балансом и процентом; по нажатию открывается отдельный экран корректировки. Подробнее — в статье Бонусы контрагента. У поставщиков блока бонусов нет.
Как создать контрагента
В мобильном приложении
- Откройте Меню → Контрагенты и нужную вкладку («Покупатели» или «Поставщики»).
- Нажмите «Добавить покупателя» / «Добавить поставщика» внизу. Откроется карточка с заголовком «Добавление».
- Заполните Название (обязательно), при необходимости — БИН/ИИН, адрес, телефон.
- Проверьте тип контрагента — он подставляется по вкладке, с которой вы зашли, но его можно сменить.
- Нажмите «Сохранить».
При создании нового контрагента карточка содержит только основные поля и тип. Банковские реквизиты, бонусы, договоры и сохранённые товары становятся доступны после сохранения, когда вы открываете контрагента на редактирование.
В кассе
- Откройте раздел «Контрагенты» и нажмите «Добавить». Откроется окно «Новый контрагент».
- Заполните Название (обязательно, помечено звёздочкой) и при необходимости Телефон.
- Выберите Тип — «Покупатель» или «Поставщик».
- Нажмите «Добавить». После сохранения появится уведомление «Контрагент сохранён».
Если название пустое, касса покажет «Введите название»; если номер телефона введён не полностью — «Введите полный номер».
Как отредактировать контрагента
В мобильном приложении
- Откройте контрагента из списка — откроется карточка с заголовком «Редактирование».
- У покупателя карточка разбита на вкладки «Инфо» и «Договоры»; у поставщика добавляется вкладка «Сохраненные товары».
- На вкладке «Инфо» измените нужные поля, при необходимости разверните блок банковских реквизитов.
- Нажмите «Сохранить».
В кассе
- Нажмите на контрагента в списке или на значок «Редактировать». Откроется окно «Редактировать контрагента».
- Измените название, телефон или тип и нажмите «Сохранить».
Как удалить контрагента
В мобильном приложении
В списке контрагентов проведите по строке справа налево и нажмите «Удалить». Появится вопрос «Вы уверены что хотите удалить?» с кнопками «Отмена» и «Удалить». После удаления появится уведомление «Успешно удалено».
В кассе
Нажмите значок «Удалить» (корзина) в строке контрагента. Касса спросит подтверждение «Удалить контрагента «…»?» с кнопками «Отмена» и «Удалить».
Удаление в обоих приложениях работает по одним и тем же правилам (см. раздел «Правила и ограничения»): нельзя удалить системного контрагента, контрагента по умолчанию и контрагента без нужного права.
Чем карточка в кассе отличается от мобильной
- Мобильное приложение — полная карточка. Здесь доступны все поля: название, тип, телефон, БИН/ИИН, адрес, банковские реквизиты, договоры, бонусы и сохранённые товары.
- Касса — короткая карточка. Окно создания и редактирования в разделе «Контрагенты» кассы содержит только название, телефон и тип. Бонусы, договоры и сохранённые товары в кассе не редактируются — это делают в мобильном приложении. Отдельное окно добавления в Настройках кассы дополнительно позволяет указать БИН, номер договора и адрес.
Правила и ограничения
- Название обязательно — и в мобильном приложении, и в кассе.
- Тип контрагента обязателен — без выбранного типа карточка не сохранится.
- Номер счёта должен начинаться с «KZ», КБе — две цифры, БИК — 8 символов.
- Номер и дата договора заполняются вместе — нельзя указать только один из них.
- Редактирование и удаление контрагента требуют права сотрудника. Если права нет, при попытке сохранить изменения появится «У вас нет прав для редактирования контрагента», а при попытке удалить — «У вас нет прав для удаления контрагента». Это одно право, которое открывает и редактирование, и удаление; выдаёт его руководитель в настройках доступа сотрудника.
- Системного контрагента нельзя удалить. Два контрагента, созданные при регистрации организации, защищены от удаления — см. Системные контрагенты.
- Контрагента по умолчанию нельзя удалить, пока он назначен. Сначала назначьте другого контрагента по умолчанию.
Работа без интернета (мобильное приложение)
Чтобы покупателя или поставщика можно было подставить в заказ без связи, мобильное приложение хранит контрагентов в локальном кэше. Когда интернета нет, выбор контрагента в продаже или закупке идёт из этого кэша.
Кэшем управляют в Меню → Настройки → Кеш контрагентов. На экране «Кеш контрагентов» показаны:
- количество контрагентов в кэше;
- последнее обновление и статус — «Актуальный» или «Устарел»;
- кнопки «Обновить если нужно», «Принудительное обновление» и «Очистить кеш».
Создание, редактирование и удаление контрагентов в кэше не выполняются — для этого нужна связь; офлайн-кэш используется только для выбора контрагента в заказе.
Временные контрагенты
Иногда в системе появляются временные контрагенты — они создаются автоматически, когда покупатель оформляет онлайн-заказ по ссылке и ещё не подтвердил свой телефон. Такие контрагенты не показываются в обычном списке контрагентов и относятся к интеграции с онлайн-магазином. В справочнике контрагентов вы их не заводите и не видите.
Частые проблемы
«Выберите тип контрагента»
Причина: при создании или сохранении не выбран тип контрагента. Что делать: выберите тип — покупатель или поставщик — и сохраните снова.
«У вас нет прав для редактирования контрагента»
Причина: у сотрудника нет права на редактирование и удаление контрагентов. Что делать: попросите руководителя открыть доступ или внесите изменения под учётной записью с нужным правом.
«У вас нет прав для удаления контрагента»
Причина: у сотрудника нет права на редактирование и удаление контрагентов. Что делать: удалите контрагента под учётной записью с нужным правом или попросите руководителя выдать доступ.
«Невозможно удалить системного контрагента»
Причина: вы пытаетесь удалить одного из двух контрагентов, созданных при регистрации организации. Их удалять нельзя. Что делать: системные контрагенты не удаляются. Если он вам мешает, его можно переименовать или просто не использовать.
«Невозможно удалить контрагента: он используется как контрагент по умолчанию в организации»
Причина: этот контрагент назначен контрагентом по умолчанию (для розничной продажи или закупки). Что делать: назначьте контрагентом по умолчанию другого контрагента, после чего удаление станет возможным. См. Контрагенты по умолчанию.