Баланс, долг и акт сверки контрагента
Долг контрагента показывает состояние взаиморасчётов с ним: кто кому остался должен по итогам операций. Долг бывает двух направлений:
- Долг покупателя — покупатель должен вам (например, после продажи в долг). Это дебиторская задолженность.
- Долг перед поставщиком — вы должны поставщику (например, после закупки в долг). Это кредиторская задолженность.
Здесь объясняется, что такое долг и где его смотреть. Как именно долг возникает и гасится в самих операциях — в статьях Продажа в долг и Оплата поставщику.
Как формируется сальдо
По каждому контрагенту система ведёт сальдо взаиморасчётов — баланс, который складывается из всех операций с ним:
- у сальдо есть начальное значение, приход, расход и конечное значение;
- по итогам периода конечное сальдо = начальное + приход − расход.
Для продаж приходом считается то, что покупатель оплатил, а расходом — стоимость отгруженного товара; для закупок — наоборот. Если конечное сальдо отрицательное, эта величина и есть долг контрагента. Если сальдо неотрицательное, долга нет.
Подробнее про то, что любая операция одновременно меняет товар и деньги, — в статье Принцип двойной записи.
Где увидеть долг
В списке контрагентов
В списке контрагентов рядом с контрагентом может показываться его текущий долг. Долг считается по последнему состоянию взаиморасчётов и показывается, только если контрагент в минусе (то есть есть задолженность). Если расчёты в нуле или в плюс, долг не выводится.
В кассе
В кассе есть отдельный раздел «Долг» (в боковой панели навигации). На этом экране:
- список должников с колонками «Контрагент», «Телефон» и «Сумма долга»;
- внизу — баннер «Общий долг» с суммарной задолженностью по всем контрагентам;
- подсказка вверху: «Нажмите на контрагента, чтобы погасить долг».
Нажатие на контрагента открывает окно оплаты, где долг можно погасить. Если задолженностей нет, показывается «Долгов не найдено». Кнопка «Обновить» перезагружает список.
Акт сверки
Итоговое состояние взаиморасчётов с контрагентом отражает акт сверки — документ, который сводит начальное сальдо, обороты и конечное сальдо за период. Акт сверки и другие отчёты по контрагентам — это экраны отчётов: они описаны в разделе Отчёты. Здесь важно лишь то, что долг контрагента берётся из этого же расчёта взаиморасчётов.
Правила и ограничения
- Долг — это отрицательное конечное сальдо взаиморасчётов с контрагентом.
- В списке контрагентов долг показывается только при наличии задолженности (отрицательном сальдо).
- Механику возникновения и погашения долга не дублируем здесь — см. Продажа в долг и Оплата поставщику.
Частые проблемы
Почему у контрагента не показывается долг, хотя продажа в долг была?
Причина: долг показывается только при отрицательном сальдо. Если оплат и возвратов оказалось достаточно, чтобы сальдо вышло в ноль или плюс, долга в списке не будет. Что делать: проверьте операции по контрагенту в отчётах и акте сверки — см. Отчёты.
Где погасить долг покупателя?
Причина: долг гасят отдельной операцией приёма денег по контрагенту. Что делать: в кассе откройте раздел «Долг» и нажмите на контрагента. Подробнее о самой операции — в статье Продажа в долг.