Как оформить поступление товара
Поступление — это сбор списка товаров, которые приходят к вам на склад от поставщика, с указанием количества и закупочной цены, и затем проведение с оплатой поставщику (или без неё). До момента проведения товар на склад не приходует — он появится в остатках только после кнопки проведения.
Где это в приложении
- Мобильное приложение: на главном экране нажмите кнопку «Поступление». Эта кнопка видна, только если у сотрудника есть доступ к оприходованию товара (набор кнопок на главном экране зависит от доступов сотрудника).
- Кассовое приложение: в левой панели выберите раздел «Поступление». Раздел виден, только если у сотрудника есть доступ к оприходованию товара. (Здесь поступление оформляется; список уже проведённых поступлений — в разделе «Журнал» → вкладка «Поступления», см. История закупок.)
В шапке документа есть поле «Магазин» — оно показывает, на склад какого магазина приходуется товар. Это поле только для просмотра, изменить его в документе нельзя.
Два режима поступления: «Закуп» и «Оприходование»
В самом начале поступления вы выбираете один из двух режимов:
- «Закуп» — обычная закупка: вы указываете поставщика и платите ему (полностью, частично или в долг). См. Оплата поставщику и закупка в долг.
- «Оприходование» — первичное оприходование: товар просто ставится на склад без оплаты и без поставщика. Это удобно при заведении начальных остатков. В этом режиме поле поставщика скрыто, а оплата не вводится.
Как сделать
В мобильном приложении
- На главном экране нажмите «Поступление».
- Вверху выберите режим: «Закуп» или «Оприходование».
- В режиме «Закуп» поставщик подставлен а втоматически — это «поставщик по умолчанию». Если нужно оприходовать от другого поставщика, смените его в поле поставщика. Как задать поставщика по умолчанию — см. ниже. В режиме «Оприходование» поле поставщика не показывается.
- Добавьте товары — кнопкой добавления товара (поиск по названию) или сканированием штрих-кода. В поступлении можно также создать новый товар прямо из документа кнопкой «Создать новый товар» — это удобно, когда товар приходит впервые.
- Нажмите на позицию, чтобы указать закупочную цену, количество, а также розничную, мелкооптовую и оптовую цены и наценку. Подробно — в статье Закупочная цена и наценка.
- Внизу выберите оплату поставщику и нажмите «Купить» (в режиме «Закуп») или «Оприходовать» (в режиме «Оприходование»).
- После успеха появится «Поступление прошло успешно».
На кассе
- В левой панели откройте раздел «Поступление».
- Выберите режим «Закуп» или «Оприходование» переключателем.
- В режиме «Закуп» поставщик по умолчанию подставлен; при необходимости смените его. В режиме «Оприходование» поле поставщика скрыто.
- Добавьте товары: сканированием штрих-кода или поиском по названию.
- Откройте позицию и укажите закупочную цену, количество и цены продажи с наценкой.
- Нажмите «Купить» (режим «Закуп») или «Оприходовать» (режим «Оприходование») и при необходимости примите оплату поставщику.
Где задать поставщика по умолчанию
В мобильном приложении: Меню → Аккаунт → «Настройки по умолчанию». Там два поля:
- «Мой покупатель» — подставляется в продажи;
- «Мой поставщик» — подставляется в закупки.
Выбранный здесь поставщик будет автоматически подставляться в каждое новое поступление в режиме «Закуп».
Что происходит в системе
Когда вы проводите поступление, система одновременно (см. Принцип двойной записи):
- приходует товар на склад — остаток увеличивается на оприходованное количество;
- обновляет закупочную цену товара (и, если вы их задали, цены продажи) в каталоге этого магазина;
- если выбран режим «Закуп» — списывает оплату поставщику из кассы, а неоплаченную часть записывает как долг перед поставщиком (см. Оплата поставщику и закупка в долг);
- добавляет запись в историю движения товара (приход);
- пересчитывает отчёты по складу и по поставщику.
До проведения поступление имеет статус «в процессе» и на склад не влияет.
Правила и ограничения
- Доступ к оприходованию. Если в мобильном приложении на главном экране нет кнопки «Поступление», а на кассе — раздела «Поступление» в левой панели, значит у сотрудника нет доступа к этой операции. Доступы к продаже, поступлению, заказам и возврату настраиваются отдельно — если доступа нет, соответствующего раздела на кассе просто не будет.
- Смена — зависит от доступа сотрудника. Если сотруднику включено ручное открытие смены, оформить поступление можно только при открытой смене (иначе «Смена не открыта» / «Откройте смену для проведения продажи»). Если не включено — смена не мешает. См. Смены.
- Поставщик по умолчанию должен быть настроен. В режиме «Закуп» поставщик обязателен. Если поставщик по умолчанию не задан и не выбран вручную, появится «Дефолтный контрагент не настроен для организации.» В режиме «Оприходование» поставщик не требуетс я.
- Контроль остатков на закупку не влияет. Поступление увеличивает остаток, поэтому ограничение «нельзя уйти в минус» к нему не применяется — оприходовать можно любое количество. См. Остатки и резерв.
- Поступление недоступно офлайн (мобильное). Без интернета закупку оформить нельзя: появится сообщение «Закуп товара недоступен в оффлайн режиме».
- Подписка должна быть активна («Ваша подписка просрочена»).
- Товары с вариантами. Нужно выбрать конкретный вариант, иначе появится «Необходимо выбрать вариант товара».