Отчёт «По пользователям» (обзор продаж по продавцам)

Отчёт «По пользователям» показывает результаты работы каждого сотрудника, который оформляет продажи: сколько он продал, на какую сумму, сколько товаров и сколько денег по его продажам поступило в кассу. По нему директор или владелец за минуту видит вклад каждого продавца и сравнивает сотрудников между собой.

Отчёт только показывает данные — здесь ничего не оформляют. Сами продажи и возвраты проводятся в своих разделах, а в этот отчёт они попадают уже как готовые цифры.

Где это в приложении

Отчёт «По пользователям» доступен только в мобильном приложении. Откройте раздел «Отчёты» и в группе «Управленческие» выберите плитку «По пользователям» (подзаголовок — «Обзор продаж по продавцам»).

Плитка видна, только если у сотрудника есть доступ к этому отчёту. Если доступа нет — плитки в списке не будет.

В кассовом приложении этого отчёта нет: раздел «Отчёты» есть только в мобильном приложении.

Фильтры отчёта

В верхней части экрана — три фильтра. Любое изменение фильтра сразу пересчитывает отчёт.

• Магазин. По умолчанию отчёт строится по вашему магазину. Выбрать другой магазин можно, только если у сотрудника есть право выбора магазина: тогда поле «Магазин» открывает список и можно показать данные по всем магазинам сразу или по одному. Если права выбора магазина нет, поле заблокировано на вашем магазине, и сменить его нельзя.
• Пользователь. Поле «Пользователь» позволяет оставить в отчёте только одного выбранного сотрудника. Если сотрудник не выбран, в отчёт попадают все продавцы.
• Период. По умолчанию — «Сегодня». Нажмите на поле периода, чтобы выбрать готовый период или задать свой диапазон дат.

Как читать отчёт

Когда в отчёт попадает больше одного магазина, экран начинается с двух сводных карточек, а под ними — детализация по каждому магазину.

• Итоговые данные по магазинам — сводка по всем магазинам сразу: сколько магазинов в отчёте, общая сумма продаж, общая сумма поступлений, общее количество продаж и общее количество товаров.
• Итоговые данные по пользователям — сводка по всем продавцам: сколько всего продавцов и топ продавцов по продажам (до пяти сотрудников с наибольшей суммой продаж). У каждого показано, в скольких магазинах он работал, его общая сумма продаж, общая сумма поступлений, общее количество продаж и общее количество товаров. Если один и тот же сотрудник продавал в нескольких магазинах, его цифры из разных магазинов складываются в одну строку.
• Детализация по магазинам — по каждому магазину выводится его сумма продаж, сколько поступило денег, количество продаж и количество товаров, а под ними — список продавцов этого магазина. У каждого продавца показаны его сумма продаж, сколько поступило денег по его продажам, количество его продаж, количество проданных им товаров и доля его суммы продаж от общей суммы продаж магазина (в процентах).

Если по магазину выбран всего один магазин, две верхние сводные карточки не показываются — сразу выводится детализация по этому магазину.

Как формируются цифры

Это центральная часть отчёта. Ниже — какие операции попадают в каждую цифру и как они влияют на результат.

Какие операции учитывает отчёт

В отчёт попадают только проведённые продажи за выбранный период. Продажа учитывается в отчёте по дате её проведения, а не по дате создания: если черновик создали вчера, а провели сегодня, она попадёт в сегодняшний день. Незавершённые продажи (черновики, продажи в процессе) в отчёт не входят.

Кроме обычных продаж в расчёт берутся и продажи, по которым позже сделали частичный возврат: такая продажа из отчёта не исчезает. При этом сами возвраты продаж за период вычитаются из всех величин — и по магазину, и по конкретному продавцу. Поэтому если продавец что-то продал, а затем оформил возврат, его цифры уменьшаются на сумму, количество и товары возврата.

Группировка по сотруднику

Все цифры по продавцу собираются по тому, кто оформил продажу. За каждой проведённой продажей закреплён сотрудник, который её провёл, — именно по нему продажа попадает в строку этого продавца. Так в отчёт можно увидеть личный результат каждого, кто работает на кассе.

Возвраты тоже относятся к тому продавцу, который их оформил: его личные цифры уменьшаются именно на его возвраты.

Из чего складывается каждая величина

• Сумма продаж (по магазину — «Общая сумма продаж») — это суммарная стоимость проданного по цене продажи за период. Каждая проведённая продажа увеличивает эту цифру на полную сумму чека; возврат продажи её уменьшает. Чем больше и дороже продали — тем выше сумма продаж. Как формируется цена продажи в чеке — см. Цены и скидки в продаже.
• Поступило денег (по магазину и пользователю — «Общая сумма поступлений») — это сколько денег фактически принято по продажам за период. В неё попадает оплаченная часть каждой продажи; возврат денег покупателю её уменьшает. Эта цифра может быть меньше суммы продаж: если часть продано в долг, товар отгружен и в сумму продаж попал, а деньги ещё не получены — поэтому поступление по такой продаже меньше её суммы. О продаже в долг — Продажа в долг.
• Количество продаж (по магазину и пользователю — «Общее количество продаж») — это число проведённых продаж за период. Каждая продажа добавляет единицу; возврат продажи уменьшает счётчик. Цифра считает именно документы продажи, а не штуки товара.
• Количество товаров (по магазину и пользователю — «Общее количество товаров») — это суммарное число проданных единиц товара за период (по всем позициям всех продаж). Каждая позиция продажи добавляет своё количество; товары по возвратам вычитаются. Если в одной продаже пять штук — она добавит к этой цифре пять, а к количеству продаж — одну.
• Процент от общей продажи (у продавца в детализации) — доля суммы продаж этого продавца в общей сумме продаж его магазина за период. Показывает, какую часть выручки магазина обеспечил конкретный сотрудник. Если по магазину продаж не было, доля равна нулю.

Почему суммы по магазинам и по пользователям могут различаться

Цифры в сводке «по магазинам» и в сводке «по пользователям» считаются по одним и тем же продажам, но в разных разрезах: по магазинам — все продажи магазина независимо от продавца, по пользователям — продажи, разложенные по сотрудникам. Общие итоги по магазинам и по пользователям совпадают, когда у каждой продажи есть закреплённый сотрудник. Если по сотруднику в отчёте пусто, проверьте, что он действительно проводил продажи за выбранный период и в выбранном магазине.

Как выгрузить отчёт

В правом верхнем углу экрана есть кнопка выгрузки. Нажмите её — отчёт сохранится в виде файла Excel за выбранный период; на телефоне файлом можно поделиться, в веб-версии он скачивается. В файл попадают те же данные, что и на экране: магазины, продавцы и их суммы, количества и поступления.

Правила и ограничения

• Доступ к отчёту. Плитка «По пользователям» и сам отчёт доступны только сотруднику с правом на этот отчёт.
• Выбор магазина — по праву. Сменить магазин в фильтре можно только при наличии права выбора магазина; иначе отчёт всегда строится по вашему магазину. При попытке открыть чужой магазин без этого права система откажет в доступе.
• Только проведённые продажи. В отчёт попадают только проведённые продажи; черновики и продажи в процессе не учитываются. Возвраты продаж за период вычитаются из всех величин.
• Только мобильное приложение. В кассовом приложении этого отчёта нет.

Частые проблемы

Почему у сотрудника нет продаж в отчёте?

Причина: за выбранный период и в выбранном магазине этот сотрудник не проводил продаж, либо все его продажи за период были возвращены. В отчёт попадает только тот, кто оформил хотя бы одну проведённую продажу. Что делать: расширьте период, проверьте выбранный магазин и убедитесь, что продажи действительно проводил этот сотрудник.

Почему сумма продаж не совпадает с тем, сколько денег поступило?

Причина: сумма продаж — это полная стоимость проданного товара, а поступление — фактически принятые деньги. Если часть продано в долг или оплачено частично, товар уже отгружен и попал в сумму продаж, а деньги ещё не получены, поэтому поступление меньше. Что делать: для сверки именно по деньгам используйте Денежный отчёт, а долги смотрите в отчёте По контрагентам. О продаже в долг — Продажа в долг.

Почему итоги по магазинам и по пользователям отличаются?

Причина: это один и тот же набор продаж в разных разрезах: по магазинам — все продажи магазина, по пользователям — те же продажи, разложенные по продавцам. Расхождение возможно, если по части продаж сотрудник не определился в выбранном фильтре. Что делать: снимите фильтр по пользователю и сравните сводки за один и тот же период и магазин.

Почему не получается выбрать другой магазин?

Причина: у сотрудника нет права выбора магазина, поэтому поле «Магазин» заблокировано на его магазине. Что делать: включите сотруднику право выбора магазина — тогда станут доступны другие магазины и режим по всем магазинам сразу.

Почему в управленческих отчётах нет плитки «По пользователям»?

Причина: у сотрудника нет доступа к этому отчёту, поэтому плитка не отображается в группе «Управленческие». Что делать: откройте сотруднику право на этот отчёт в настройках доступа.

Связанные темы

• Доходы и расходы — прибыли и убытки за период
• Денежный отчёт — движение денежных средств за период
• Отчёты — все отчёты раздела
• Продажи · Цены и скидки · Продажа в долг · Возвраты