Перейти к основному содержимому

Отчёт «По контрагентам» (дебиторская и кредиторская задолженность)

Отчёт «По контрагентам» сводит взаиморасчёты с каждым покупателем и поставщиком: сколько он был должен (или вы были должны ему) на начало периода, какие операции прошли за период и какой долг остался на конец. По нему за минуту видно, кто кому должен и из чего сложилась задолженность. Подзаголовок отчёта — «Дебиторская и кредиторская задолженность».

Отчёт только показывает данные — здесь ничего не оформляют. Сами продажи, продажи в долг, поступления, приход и расход денег и возвраты проводятся в своих разделах, а в этот отчёт попадают уже готовыми цифрами. Что такое долг и баланс контрагента в целом — в статье Баланс, долг и акт сверки контрагента.

Где это в приложении​

Отчёт доступен только в мобильном приложении. Откройте раздел «Отчёты» и в группе «Управленческие» выберите плитку «По контрагентам» (подзаголовок — «Дебиторская и кредиторская задолженность»).

Плитка видна, только если у сотрудника есть доступ к этому отчёту. Если доступа нет — плитки в списке не будет.

В кассовом приложении этого отчёта нет: раздел «Отчёты» есть только в мобильном приложении.

Фильтры отчёта​

В верхней части экрана — фильтры. Любое изменение фильтра сразу пересчитывает отчёт.

  • Контрагент. По умолчанию стоит «Все контрагенты» — отчёт строится по всем сразу. Можно выбрать одного конкретного контрагента (с переключением между вкладками покупателей и поставщиков в окне выбора) — тогда в списке останется только он.
  • Тип контрагента. Переключатель «Все» / «Покупатель» / «Поставщик» ограничивает список одной группой. Этот фильтр показан, только когда выбраны все контрагенты; как только выбран конкретный контрагент, переключатель типа скрывается.
  • Период. По умолчанию — «Сегодня». Нажмите на поле периода, чтобы выбрать готовый период («Сегодня», «За последние 3 дня», «За текущую неделю», «За текущий месяц») или задать свой диапазон дат пунктом «Выбрать период».
  • Сортировка. Список можно отсортировать по полю — «Долг на начало», «Оборот прихода», «Оборот расхода» или «Долг» (долг на конец) — и выбрать направление: «По убыванию» или «По возрастанию». На широком экране сортировку также включает нажатие на заголовки колонок таблицы.

Отдельного выбора магазина или кассы в этом отчёте нет — он строится по тому магазину, в котором вы сейчас работаете.

Как читать отчёт​

Сверху — сводный блок «Итого» по всем контрагентам, попавшим в фильтр: долг на начало, обороты за период (приход со знаком плюс и оплата со знаком минус) и долг на конец. Ниже — список контрагентов: по каждому показаны его имя, тип (покупатель или поставщик), долг на начало, обороты и итоговый долг.

В каждой строке итоговый долг подписан тем, кто кому должен:

  • «Нам должны» — это дебиторская задолженность: контрагент должен вам.
  • «Мы должны» — это кредиторская задолженность: вы должны контрагенту.
  • если расчёты сошлись в ноль, строка помечается просто словом «Долг» и суммы долга нет.

Та же подпись стоит и у долга на начало, и у долга на конец, и у сводного блока «Итого». На широком экране те же данные показаны таблицей с колонками «Контрагент», «Тип», «На начало», «Поступление / Оплата», «Оплата / Реализация» и «На конец». Если за период по выбранному фильтру операций не было, отчёт показывает «Нет данных».

Как формируются цифры​

Это центральная часть отчёта. По каждому контрагенту система ведёт сальдо взаиморасчётов и считает три величины за период: долг на начало, обороты и долг на конец.

Формула долга​

  • Долг на начало — состояние взаиморасчётов с контрагентом на начало периода (итог всех операций, прошедших до него).
  • Обороты за период — два встречных потока: приход (для покупателя это его оплаты, для поставщика — поступления товара) и оплата/расход (для покупателя — отгруженная ему реализация, для поставщика — деньги, выданные ему).
  • Долг на конец = долг на начало + приход − оплата/расход.

Долг на начало нового периода всегда равен долгу на конец предыдущего — сальдо переносится без разрывов, поэтому цифры на стыке периодов сходятся.

Что увеличивает, а что уменьшает долг​

Каждая проведённая операция одновременно меняет и товар, и деньги (см. Принцип двойной записи), и одновременно сдвигает сальдо контрагента. Ниже — как именно.

По покупателю:

  • Продажа в долг увеличивает его долг перед вами. Вы отгрузили товар на полную сумму, а покупатель оплатил меньше — отгрузка превышает оплату, и сальдо сдвигается в сторону «нам должны». Чем больше отгружено без оплаты, тем больше долг. О самой операции — Продажа в долг.
  • Оплата от покупателя уменьшает его долг. Когда он вносит деньги (в том числе погашает старый долг), оплата идёт в счёт сальдо и сдвигает его обратно. Если оплата покрыла отгрузку полностью, долга по этой продаже не остаётся.
  • Обычная продажа с полной оплатой долг не меняет: отгрузка и оплата равны.

По поставщику:

  • Поступление товара увеличивает ваш долг перед поставщиком. Вы получили товар на полную сумму, а заплатили меньше — поступление превышает оплату, и сальдо сдвигается в сторону «мы должны». Чем больше получено без оплаты, тем больше ваш долг.
  • Оплата поставщику уменьшает ваш долг перед ним. Когда вы выдаёте ему деньги, оплата идёт в счёт сальдо и сдвигает его обратно к нулю.

Дебиторская и кредиторская задолженность — по знаку сальдо​

Кто кому должен, отчёт определяет исключительно по знаку итогового сальдо, а не по тому, покупатель это или поставщик:

  • если сальдо в одну сторону — это дебиторская задолженность, и строка подписана «Нам должны» (контрагент должен вам);
  • если в другую — это кредиторская задолженность, и строка подписана «Мы должны» (вы должны контрагенту);
  • если сальдо в нуле — долга нет, строка помечена словом «Долг» без суммы.

Поэтому по покупателю чаще всего видно «Нам должны» (он не доплатил за товар), а по поставщику — «Мы должны» (вы не доплатили за поставку). Но это не жёсткое правило типа: если, например, вы переплатили поставщику авансом, по нему появится «Нам должны», а если покупатель внёс предоплату больше отгрузки — по нему будет «Мы должны». Знак сальдо всегда важнее роли контрагента.

Акт сверки​

Чтобы разложить итоговый долг на отдельные операции, по контрагенту строят акт сверки — список всех операций с ним за период с долгом на начало и долгом на конец. Акт сверки отвечает на вопрос «из чего именно сложился долг»: в нём по датам перечислены операции, и видно, как каждая сдвигала сальдо.

В акт сверки попадают:

  • поступления и реализация — приход товара от поставщика и отгрузка покупателю (на полную сумму операции);
  • оплаты — деньги, прошедшие по контрагенту, в том числе отдельные платежи в погашение долга, с разбивкой по типам оплаты.

Поступление и реализация показаны со знаком, обратным оплате: операция, которая наращивает долг, и операция, которая его гасит, в акте видны как встречные. В шапке акта — долг на начало периода, суммарные обороты и долг на конец, так что итог акта сходится с цифрой долга из основного отчёта. Что такое акт сверки как документ — в статье Баланс, долг и акт сверки контрагента.

Как выгрузить отчёт​

В правом верхнем углу экрана есть кнопка выгрузки («Экспорт»). Нажмите её — отчёт сохранится в виде файла Excel за выбранный период и текущий фильтр; на телефоне файлом можно поделиться, в веб-версии он скачивается. В файл попадают контрагенты со своими долгами на начало и на конец и оборотами за период.

Правила и ограничения​

  • Доступ к отчёту. Плитка «По контрагентам» и сам отчёт доступны только сотруднику с правом на этот отчёт.
  • Только проведённые операции. В расчёт попадают только проведённые продажи, поступления, оплаты и возвраты; черновики и операции в процессе не учитываются.
  • По текущему магазину. Отчёт строится по тому магазину, в котором вы работаете; отдельного выбора магазина или кассы здесь нет.
  • Тип контрагента — только без выбранного контрагента. Переключатель «Все / Покупатель / Поставщик» доступен, пока выбраны все контрагенты; при выборе конкретного контрагента он скрывается.
  • Только мобильное приложение. В кассовом приложении этого отчёта нет.

Частые проблемы​

Почему по одному контрагенту «Нам должны», а по другому «Мы должны»?​

Причина: подпись зависит не от того, покупатель это или поставщик, а от знака итогового сальдо. «Нам должны» — это дебиторская задолженность (контрагент должен вам), «Мы должны» — кредиторская (вы должны ему). Обычно по покупателю выходит «Нам должны» (он не доплатил за товар), а по поставщику — «Мы должны» (вы не доплатили за поставку). Что делать: ориентируйтесь на подпись и сумму. Чтобы понять, из каких операций сложился долг, постройте акт сверки по этому контрагенту.

Почему у контрагента нет долга, хотя операции были?​

Причина: долг показывается только при ненулевом сальдо. Если оплаты полностью покрыли отгрузку (или, наоборот, поступление), сальдо вышло в ноль и строка помечена просто словом «Долг» без суммы. Что делать: проверьте обороты за период — приход и оплату; равные потоки дают нулевой долг. Подробнее — Баланс, долг и акт сверки контрагента.

Почему долг на начало не с нуля?​

Причина: долг на начало периода — это итог всех операций с контрагентом, прошедших до выбранного периода. Он равен долгу на конец предыдущего периода — сальдо переносится без разрывов. Что делать: чтобы увидеть, как накопился этот долг, расширьте период или постройте акт сверки за более ранний срок.

Почему в управленческих отчётах нет плитки «По контрагентам»?​

Причина: у сотрудника нет доступа к этому отчёту, поэтому плитка не отображается в группе «Управленческие». Что делать: откройте сотруднику право на этот отчёт в настройках доступа.

Связанные темы​

Последнее обновление