Перейти к основному содержимому

Отчёт «Доходы и расходы» (прибыли и убытки)

Отчёт «Доходы и расходы» — это главный управленческий отчёт aBasqar. Он сводит все доходы и расходы организации за выбранный период и показывает три итоговые величины: итого доход, итого расход и прибыль/убыток. По нему директор или бухгалтер за минуту видит, сработала организация в плюс или в минус и из чего сложился результат.

Отчёт только показывает данные — здесь ничего не оформляют. Сами продажи, приход и расход денег и возвраты проводятся в своих разделах, а в этот отчёт они попадают уже как готовые цифры.

Где это в приложении​

Отчёт «Доходы и расходы» доступен только в мобильном приложении. Откройте раздел «Отчёты» и в группе «Управленческие» выберите плитку «Доходы и расходы» (подзаголовок — «Прибыли и убытки»).

Плитка видна, только если у сотрудника есть доступ к этому отчёту. Если доступа нет — плитки в списке не будет.

В кассовом приложении этого отчёта нет: раздел «Отчёты» есть только в мобильном приложении.

Фильтры отчёта​

В верхней части экрана — два фильтра. Любое изменение фильтра сразу пересчитывает отчёт.

  • Магазин. По умолчанию отчёт строится по вашему магазину. Выбрать другой магазин можно, только если у сотрудника есть право выбора магазина: тогда поле «Магазин» открывает список и можно показать данные по всем магазинам сразу (значение «Все магазины») или по одному. Если права выбора магазина нет, поле заблокировано на вашем магазине, и сменить его нельзя.
  • Период. По умолчанию — «Сегодня». Нажмите на поле периода, чтобы выбрать готовый период («Сегодня», «За последние 3 дня», «За текущую неделю», «За текущий месяц») или задать свой диапазон дат пунктом «Выбрать период».

Кассу в этом отчёте выбрать нельзя — он считается по магазину (или по всем магазинам), а не по отдельной кассе.

Как читать отчёт​

Отчёт состоит из трёх блоков, идущих сверху вниз:

  • Итого доход — общая сумма всех доходов за период. Рядом с названием — итоговая сумма, а ниже блок раскрывается в список статей дохода с суммой по каждой.
  • Итого расход — общая сумма всех расходов за период, с такой же разбивкой по статьям.
  • Прибыль/убыток — итог за период: итого доход минус итого расход. Если положительное — организация в прибыли; если со знаком минус — в убытке.

Внутри блоков «Итого доход» и «Итого расход» статьи разделены на две части: сначала идут основные статьи (по доходу — реализация, по расходу — стоимость проданного товара), а ниже — сводная группа: для дохода она называется «Прочие поступления», для расхода — «Прочие расходы». В этих группах собраны все остальные статьи (приход и расход денег, зарплата, возвраты, ваши собственные статьи) с суммой по каждой и общим итогом группы.

Как формируются цифры​

Это центральная часть отчёта. Ниже — какие операции попадают в каждую цифру и как влияют на результат (увеличивают доход или расход, тянут прибыль вверх или вниз).

Формула прибыли​

Логика отчёта проста и состоит из трёх уровней:

  • Прибыль/убыток = итого доход − итого расход.
  • Итого доход = реализация + прочие поступления.
  • Итого расход = себестоимость проданного товара + прочие расходы.

Чем больше доход и чем меньше расход, тем выше прибыль. Если расход за период оказался больше дохода, прибыль/убыток получается отрицательным — это убыток.

Что увеличивает «Итого доход»​

  • Проведённая продажа увеличивает доход через статью «Реализация товаров и услуг» — на сумму выручки от проданного товара по цене продажи. Это основная статья дохода. Чем больше продали (по цене продажи) — тем больше реализация и тем больше доход.
  • Приход денег по статье «Прочие поступления» или по любой вашей собственной доходной статье увеличивает доход и попадает в группу «Прочие поступления».
  • Возврат покупки (когда поставщик возвращает вам деньги за ранее закупленный товар) тоже считается доходом: деньги к вам пришли, поэтому сумма попадает в группу «Прочие поступления» и увеличивает «Итого доход».

Что увеличивает «Итого расход»​

  • Себестоимость проданного товара — основная статья расхода, в отчёте называется «Стоимость товара(Закуп)». Это закупочная стоимость именно того товара, который был продан за период. Каждая проведённая продажа одновременно с реализацией добавляет в расход себестоимость проданного — поэтому одна продажа влияет сразу на обе стороны отчёта: плюсом в доход (выручка) и плюсом в расход (себестоимость).
  • Расход денег по статьям «Расходы по заработной плате», «Прочие расходы» или по вашей собственной расходной статье увеличивает расход и попадает в группу «Прочие расходы». Сюда идут выплаты зарплаты, аренда, хозяйственные траты и прочие выданные из кассы деньги.
  • Возврат продажи (когда вы возвращаете покупателю деньги за ранее проданный товар) считается расходом: деньги ушли из кассы, поэтому сумма попадает в группу «Прочие расходы» и увеличивает «Итого расход».

Что даёт прибыль, а что убыток​

Прибыль растёт, когда реализация и прочие поступления превышают себестоимость и прочие расходы. В минус (к убытку) тянут: высокая себестоимость проданного, большие выплаты зарплаты и прочие расходы, а также возвраты продаж (возвращённые покупателям деньги). Если за период продаж было мало, а расходов и возвратов много, итог «Прибыль/убыток» становится отрицательным.

Как считаются реализация и себестоимость​

Реализация и себестоимость берутся не из денежных операций, а из складского учёта проданного товара за период:

  • Реализация — это сумма продаж по цене продажи: на сколько товара ушло со склада по розничной (или иной применённой) цене. Как формируется цена продажи — см. Цены и скидки в продаже.
  • Себестоимость — это закупочная стоимость проданного товара. Способ её расчёта зависит от настройки организации «Контроль остатков». Если контроль остатков включён, себестоимость считается по средней закупочной цене проданных единиц; если выключен — по закупочной цене товара. От этого величина себестоимости может отличаться, а вместе с ней — и расход, и итоговая прибыль; на реализацию (сумму продаж по цене продажи) настройка не влияет. Подробнее о закупочной и средней цене — Цены и наценка в закупке.

Прочие доходы и расходы считаются по оплаченной сумме​

Важный нюанс: прочие поступления и прочие расходы (приход и расход денег, зарплата, возвраты, ваши статьи) попадают в отчёт по фактически оплаченной сумме операции — то есть по тем деньгам, что реально прошли через кассу. А реализация и себестоимость берутся из складского учёта проданного товара, независимо от того, оплачена продажа полностью или частично.

Из этого следует практическое правило: если вы продали в долг, реализация и себестоимость по этой продаже в отчёт попадут (товар ушёл со склада), хотя деньги ещё не получены. Поэтому прибыль в отчёте отражает результат по отгруженному товару, а не только по полученным деньгам. О продаже в долг — Продажа в долг.

Что в отчёт не входит​

Излишки и недостача, которые возникают при закрытии смены (когда фактических наличных в кассе оказалось больше или меньше ожидаемых), в этот отчёт не входят — они полностью исключены и на прибыль/убыток не влияют. Это сделано специально: расхождения по кассе — это вопрос смены, а не доходов и расходов организации. Об излишках и недостаче по смене — в разделе Смены.

Как выгрузить отчёт​

В правом верхнем углу экрана есть кнопка выгрузки. Нажмите её — отчёт сохранится в виде файла Excel за выбранный период; на телефоне файлом можно поделиться, в веб-версии он скачивается. В файл попадают наименования статей и суммы по доходам и расходам.

Правила и ограничения​

  • Доступ к отчёту. Плитка «Доходы и расходы» и сам отчёт доступны только сотруднику с правом на этот отчёт.
  • Выбор магазина — по праву. Сменить магазин в фильтре можно только при наличии права выбора магазина; иначе отчёт всегда строится по вашему магазину.
  • Только проведённые операции. В отчёт попадают только проведённые операции; черновики и операции в процессе не учитываются.
  • Без кассы. Отчёт считается по магазину (или по всем магазинам), выбрать отдельную кассу нельзя.
  • Только мобильное приложение. В кассовом приложении этого отчёта нет.

Частые проблемы​

Почему прибыль показана со знаком минус?​

Причина: за период расходы превысили доходы. В минус тянут высокая себестоимость проданного товара, большие прочие расходы (зарплата, аренда и т.д.) и возвраты продаж. Если продаж было мало, а расходов и возвратов много, прибыль/убыток получается отрицательным. Что делать: разверните блоки «Итого расход» и «Итого доход» и посмотрите, какие статьи дали основной вклад. Сравните реализацию с себестоимостью и проверьте группу «Прочие расходы».

Почему реализация не равна выручке в кассе?​

Причина: реализация — это сумма проданного товара по цене продажи из складского учёта, а не сумма полученных за период наличных. Если часть продаж была в долг, товар уже отгружен и попал в реализацию, хотя деньги ещё не пришли. И наоборот: погашение старого долга — это приход денег, он не увеличивает реализацию. Что делать: для сверки именно денежного движения по кассе используйте Денежный отчёт и Историю кассы.

Почему долги и частичная оплата влияют на цифры по-разному?​

Причина: реализация и себестоимость считаются по отгруженному товару (вне зависимости от оплаты), а прочие поступления и прочие расходы — по фактически оплаченной сумме операции. Поэтому продажа в долг сразу даёт реализацию и себестоимость, а прочий приход денег учитывается только на оплаченную часть. Что делать: учитывайте, что отчёт показывает результат по отгрузке товара, а не только по полученным деньгам. О продаже в долг — Продажа в долг.

Почему не получается выбрать другой магазин?​

Причина: у сотрудника нет права выбора магазина, поэтому поле «Магазин» заблокировано на его магазине. Что делать: включите сотруднику право выбора магазина — тогда станут доступны другие магазины и значение «Все магазины».

Почему в управленческих отчётах нет плитки «Доходы и расходы»?​

Причина: у сотрудника нет доступа к этому отчёту, поэтому плитка не отображается в группе «Управленческие». Что делать: откройте сотруднику право на этот отчёт в настройках доступа.

Связанные темы​

Последнее обновление