Перейти к основному содержимому

Отчёт «По покупателям» (детально по покупателям и продажам)

Отчёт «По покупателям» — это детальный управленческий отчёт о продажах покупателям и их расчётах. По каждому покупателю и каждому его заказу он показывает: сколько покупатель был должен на начало периода, на какую сумму ему продали, сколько он оплатил и какой долг остался. По нему директор или бухгалтер видит, кто и сколько задолжал и из каких заказов сложилась задолженность.

Отчёт только показывает данные — здесь ничего не оформляют. Сами продажи, приём оплаты и возвраты проводятся в своих разделах, а в отчёт они попадают уже как готовые цифры. Что такое долг покупателя в целом — в статье Баланс, долг и акт сверки контрагента; как долг возникает при отгрузке без полной оплаты — в статье Продажа в долг.

Где это в приложении​

Отчёт «По покупателям» доступен только в мобильном приложении. Откройте раздел «Отчёты» и в группе «Управленческие» выберите плитку «По покупателям» (подзаголовок — «Детальный отчёт по покупателям и продажам»).

Плитка видна, только если у сотрудника есть доступ к этому отчёту. Если доступа нет — плитки в списке не будет, а если ни к одному управленческому отчёту доступа нет — не покажется и вся группа «Управленческие».

В кассовом приложении этого отчёта нет: раздел «Отчёты» есть только в мобильном приложении.

Фильтры отчёта​

В верхней части экрана — фильтры. Любое изменение фильтра сразу пересчитывает отчёт.

  • Покупатель. По умолчанию — «Все покупатели»: отчёт строится по всем покупателям организации. Можно выбрать одного покупателя, чтобы увидеть только его заказы и расчёты.
  • Товар. По умолчанию — «Все товары». Можно выбрать конкретный товар — тогда в отчёт попадут только заказы с этим товаром, а суммы пересчитаются по нему. При выборе товара строки «Долг на начало» и «Общий долг» в итогах не показываются (они считаются по покупателю целиком, а не по одному товару).
  • Период. По умолчанию — «Сегодня». Нажмите на поле периода и выберите готовый период («Сегодня», «За последние 3 дня», «За текущую неделю», «За текущий месяц») или задайте свой диапазон дат пунктом «Выбрать период».
  • Статус заказа. Три кнопки под фильтрами: «Все», «Закрыта», «Не закрыта». По умолчанию — «Все». «Закрыта» оставляет только полностью оплаченные заказы, «Не закрыта» — только заказы с остатком долга. Что именно считается закрытым — ниже, в разделе «Как формируются цифры».

Отчёт строится по магазину сотрудника; выбрать в этом отчёте другой магазин или отдельную кассу нельзя.

Как читать отчёт​

Под фильтрами идёт сводный блок итогов по выбранному периоду и фильтру, а ниже — список заказов.

Итоги по покупателю (или по всем покупателям):

  • Кол-во проданных товаров — сколько единиц товара продано за период.
  • Кол-во возвращённых товаров — сколько единиц вернули.
  • Кол-во разницы — продано минус возвращено.
  • Долг на начало — сколько покупатель был должен к началу периода.
  • Сумма продажи — на какую сумму продали за период (по цене продажи).
  • Сумма оплаты — сколько покупатель оплатил за период (оплата при продаже плюс отдельные приёмы денег по этим заказам).
  • Возвращено — сумма возвратов за период.
  • Долг на сегодня — на сколько долг изменился за период.
  • Общий долг — сколько покупатель должен на конец периода с учётом долга на начало.

Все суммы — в валюте организации.

Список заказов. Каждый заказ — отдельная карточка с номером, датой, покупателем и значком статуса («Закрыта», «Не закрыта» или «Переплата»). В карточке: «Сумма продажи», «Сумма оплаты», «Возвращено» и остаток — «Долг» (если покупатель ещё должен) либо «Переплата» (если оплатил больше суммы заказа). По кнопке раскрытия видны товары заказа с ценой, количеством и сколько из них возвращено.

Из карточки заказа можно перейти к действиям по нему («Выполнить действия»): открыть саму продажу для просмотра, провести возврат или принять оплату по этому заказу. После такого действия отчёт по заказу обновляется.

Как формируются цифры​

Это центральная часть отчёта. Ниже — какие операции попадают в каждую цифру и как они меняют долг покупателя.

Знак долга: что такое плюс и минус​

Долг покупателя в отчёте — это остаток в вашу пользу: сколько покупатель ещё не доплатил за полученный товар. В расчёте долг отражается со знаком минус, а переплата (покупатель отдал больше, чем должен) — со знаком плюс. Поэтому:

  • отрицательное значение — это задолженность покупателя перед вами (он должен);
  • ноль — расчёты сведены полностью;
  • положительное значение — переплата (вы должны покупателю или у него есть аванс).

В карточке отдельного заказа эта же величина показывается без знака, но с понятной подписью: задолженность — как «Долг», переплата — как «Переплата». В сводных итогах («Долг на сегодня», «Общий долг») значение выводится как есть: при наличии долга оно будет со знаком минус.

Цепочка: долг на начало → продажа → оплата → возврат → текущий долг​

Долг покупателя складывается из трёх типов операций, и каждая меняет его в свою сторону:

  • Продажа (отгрузка товара покупателю) увеличивает долг. В момент проведения продажи на покупателя записывается стоимость отгруженного товара, а в зачёт идёт только то, что он оплатил сразу. Если оплатил меньше суммы продажи — разница становится его долгом (это и есть продажа в долг). Одновременно растёт показатель «Сумма продажи».
  • Оплата уменьшает долг. Когда покупатель платит — сразу при продаже или позже отдельным приёмом денег по заказу — долг уменьшается на внесённую сумму, а показатель «Сумма оплаты» растёт. Полная оплата сводит долг по заказу к нулю.
  • Возврат товара уменьшает долг покупателя на стоимость возвращённого и одновременно учитывает возвращённые ему за это деньги; в итогах сумма возвратов выводится отдельной строкой «Возвращено».

Из этого вытекает простое правило для текущего долга по периоду:

Долг на конец = Долг на начало + (что отгрузили) − (что оплатили) − (что вернули).

То есть продажи добавляют долг, а оплаты и возвраты его гасят.

«Долг на начало», «Долг на сегодня» и «Общий долг» — в чём разница​

Три величины описывают долг в разные моменты, и их легко спутать:

  • Долг на начало — задолженность покупателя, накопленная по всем его заказам до начала выбранного периода. Это стартовая точка.
  • Долг на сегодня — это изменение долга за выбранный период: насколько он вырос или уменьшился из-за продаж, оплат и возвратов внутри периода. Сам по себе он не учитывает то, что было до периода.
  • Общий долг — это итоговая задолженность на конец периода: долг на начало плюс изменение за период. Именно «Общий долг» отвечает на вопрос «сколько покупатель должен сейчас».

Проще говоря: Общий долг = Долг на начало + Долг на сегодня. Если вы строите отчёт за всё время работы с покупателем, долг на начало будет нулевым и «Долг на сегодня» совпадёт с «Общим долгом». Если же период короткий, эти цифры расходятся: «Долг на сегодня» покажет только движение внутри периода, а «Общий долг» — полную картину с учётом прошлого.

Что значит «Закрыта» и «Не закрыта»​

Статус относится к отдельному заказу и зависит от его остатка:

  • «Закрыта» — заказ полностью оплачен: оплаты (и зачтённые возвраты) покрыли сумму продажи, остаток равен нулю. По такому заказу покупатель ничего не должен.
  • «Не закрыта» — по заказу есть остаток долга: оплатили меньше, чем продали. Такой заказ формирует задолженность покупателя.
  • «Переплата» — по заказу оплатили больше суммы продажи. Остаток положительный, в пользу покупателя.

Фильтр статуса работает по этому же остатку: «Закрыта» оставляет заказы с нулевым остатком, «Не закрыта» — заказы с ненулевым остатком (как с долгом, так и с переплатой), «Все» показывает всё. Значок статуса в карточке и фильтр считают остаток одинаково, поэтому они всегда согласованы.

Как выгрузить отчёт​

В правом верхнем углу экрана есть кнопка выгрузки. Нажмите её — отчёт сохранится в виде файла Excel за выбранный период и с учётом текущих фильтров (покупатель, товар, статус); на телефоне файлом можно поделиться, в веб-версии он скачивается. В имя файла подставляются название покупателя и даты периода.

Правила и ограничения​

  • Доступ к отчёту. Плитка «По покупателям» и сам отчёт доступны только сотруднику с правом на этот отчёт.
  • Только покупатели. Отчёт строится по покупателям организации; поставщики и другие контрагенты в него не попадают.
  • Только проведённые продажи. В отчёт входят проведённые продажи (включая те, по которым был возврат); черновики и незавершённые операции не учитываются.
  • По магазину сотрудника. Отчёт считается по магазину сотрудника; выбрать другой магазин или отдельную кассу нельзя.
  • Период определяет цифры. «Долг на сегодня» и суммы продаж, оплат и возвратов считаются строго внутри выбранного периода, а «Долг на начало» — по всему, что было до него.
  • Только мобильное приложение. В кассовом приложении этого отчёта нет.

Частые проблемы​

Почему у покупателя показан долг?​

Причина: по одному или нескольким заказам покупатель оплатил меньше, чем ему продали, — например, после продажи в долг. Стоимость отгруженного товара записалась на него, а оплата покрыла её не полностью, поэтому остался остаток. Что делать: разверните список заказов и найдите заказы со статусом «Не закрыта» — это они формируют долг. Принять оплату можно прямо из карточки заказа через «Выполнить действия». О механике — Продажа в долг.

Чем «Долг на сегодня» отличается от «Общего долга»?​

Причина: «Долг на сегодня» — это только изменение долга за выбранный период (продажи минус оплаты и возвраты внутри периода), а «Общий долг» — итоговая задолженность на конец периода с учётом того, что было до него (долга на начало). Поэтому при коротком периоде они не совпадают. Что делать: чтобы узнать, сколько покупатель должен сейчас, смотрите «Общий долг». Чтобы оценить движение за период — «Долг на сегодня». Помните: «Общий долг» = «Долг на начало» + «Долг на сегодня».

Почему заказ не закрыт, хотя оплата была?​

Причина: оплата покрыла сумму продажи не полностью — остался остаток долга. Заказ считается закрытым только при нулевом остатке. Что делать: примите оставшуюся сумму по заказу (из карточки — «Принять оплату»). После полной оплаты остаток станет нулевым и заказ перейдёт в статус «Закрыта».

Почему по заказу показана «Переплата»?​

Причина: по заказу оплатили больше суммы продажи (например, внесли с запасом или после возврата осталась переплата). Остаток получился в пользу покупателя. Что делать: это не долг покупателя, а излишек в его пользу. Учтите его при следующей продаже или верните покупателю.

Почему в управленческих отчётах нет плитки «По покупателям»?​

Причина: у сотрудника нет доступа к этому отчёту, поэтому плитка не отображается в группе «Управленческие». Что делать: откройте сотруднику право на этот отчёт в настройках доступа.

Связанные темы​

Последнее обновление