Отчёт по заказам (количество и сумма заказов)

Отчёт по заказам показывает, сколько заказов оформлено за период, на какую сумму отложен товар и сколько по этим заказам уже оплачено. Это сводка по заказам — предзаказам, в которых товар откладывается за покупателем с предоплатой (полной, частичной или без неё) и позже завершается продажей. По отчёту видно общее число заказов, их стоимость, внесённую оплату и остаток долга, а также то, какие заказы уже превратились в продажу, а какие ещё ждут завершения.

Отчёт только показывает данные — здесь ничего не оформляют. Сами заказы создают, редактируют и завершают в разделе Заказы, а в этот отчёт они попадают уже как готовые цифры. При этом из карточки заказа в отчёте можно перейти к завершению продажи или приёму оплаты — об этом ниже.

Где это в приложении

Отчёт по заказам доступен только в мобильном приложении. Откройте раздел «Отчёты» и в группе «Товарные» выберите плитку «Отчёт по заказам» (подзаголовок — «Количество и сумма заказов»).

Плитка видна, только если у сотрудника есть доступ к этому отчёту. Если доступа нет — плитки в списке не будет.

В кассовом приложении отдельного отчёта по заказам нет: раздел «Отчёты» есть только в мобильном приложении. В кассе доступна лишь история оформленных заказов — она открывается из «Журнала» и описана в разделе Заказы.

Фильтры отчёта

В верхней части экрана — фильтры. Любое изменение фильтра сразу пересчитывает отчёт.

• Период. По умолчанию — «Сегодня». Нажмите на поле периода, чтобы выбрать готовый период («Сегодня», «За последние 3 дня», «За текущую неделю», «За текущий месяц») или задать свой диапазон дат пунктом «Выбрать период». Отчёт отбирает заказы по дате их оформления.
• Статус: «Все» / «Продано» / «Не продано». Три кнопки прямо под фильтрами делят заказы по тому, завершён заказ продажей или ещё нет. По умолчанию выбрано «Все» — показаны и завершённые, и открытые заказы. «Продано» оставляет только заказы, превращённые в продажу; «Не продано» — только открытые, ещё ожидающие завершения.
• Магазин. По умолчанию отчёт строится по вашему магазину. Выбрать другой магазин можно, только если у сотрудника есть право выбора магазина: тогда в фильтрах открывается список и можно показать данные по другому магазину. Если такого права нет, магазин зафиксирован на вашем, и сменить его нельзя.
• Дополнительные фильтры. В фильтрах можно дополнительно сузить отчёт по конкретному товару, по сотруднику, оформившему заказ, и по покупателю. Активные фильтры показываются отдельными метками, каждую можно снять.

Как формируются цифры

Это центральная часть отчёта. Ниже — что считается заказом и какие операции попадают в каждую из величин вверху экрана.

Что считается заказом

Заказ — это предзаказ: список товаров и услуг с ценами, отложенный за покупателем, с предоплатой или без неё. В отчёт попадают сохранённые заказы — те, что уже приняты и получили номер по магазину. Пустые черновики и отменённые (удалённые) заказы в отчёт не входят. По умолчанию отчёт собирает заказы в двух состояниях: открытые (ещё не завершённые) и завершённые продажей. Подробно про сам заказ и его жизненный цикл — в разделе Заказы.

Количество заказов

«Количество заказов» (в штуках) — это число заказов, попавших в отчёт по выбранным фильтрам. Каждый сохранённый заказ считается за одну штуку, независимо от того, сколько в нём товаров и на какую сумму. Если включён фильтр статуса, считаются только заказы выбранного статуса: при «Продано» — только завершённые, при «Не продано» — только открытые.

Сумма товаров

«Сумма товаров» — это суммарная стоимость отложенного по заказам товара: сумма по всем заказам отчёта, посчитанная по их ценам с уже применёнными скидками. Это то, на сколько оформлены сами заказы, а не сколько по ним получено денег. Чем больше заказов и чем дороже отложенный в них товар — тем больше сумма товаров.

Сумма оплаты

«Сумма оплаты» — это суммарная внесённая по заказам оплата: сколько денег покупатели уже заплатили по этим заказам. Сюда входит предоплата, принятая при оформлении заказа, а для завершённых заказов — ещё и доплата, внесённая в момент завершения продажи. Если по заказу не вносили предоплату, его вклад в сумму оплаты равен нулю.

Долг по заказам

Под суммой оплаты отчёт показывает «Долг» — это разница между суммой товаров и суммой оплаты, то есть сколько ещё осталось доплатить по заказам. Если по всем заказам оплачена полная стоимость, долг равен нулю.

«Продано» и «Не продано»

Статус заказа в отчёте показывает, завершён ли он продажей:

• «Не продано» — заказ ещё открыт: товар отложен (или просто зафиксирован), но продажа по нему пока не проведена. Это активный заказ, ожидающий завершения.
• «Продано» — заказ завершён, то есть превращён в продажу. В этот момент по нему сформирована продажа, товар списан со склада через неё, а оставшаяся оплата (если её довносили) добавлена к ранее принятой предоплате.

Фильтр статуса вверху экрана отбирает заказы именно по этому признаку. Подробнее про то, как открытый заказ превращается в продажу, — в разделе Заказы.

Что показано в карточке заказа

Ниже итогов идёт список заказов; самые свежие — вверху. Каждая строка — отдельный заказ под своим номером по магазину, с пометкой статуса «Продано» или «Не продано». Заказы, пришедшие из онлайн-магазина, дополнительно помечены меткой «Онлайн».

Нажмите на заказ, чтобы открыть его карточку. В ней показаны:

• Дата создания — когда заказ был оформлен.
• Магазин, в котором оформлен заказ.
• Пользователь — сотрудник, оформивший заказ.
• Клиент — покупатель, за которым отложен товар, и его номер телефона.
• Сумма товаров, сумма оплаты и долг по этому заказу.
• Для завершённых заказов — дата реализации (когда заказ превратили в продажу) и пользователь, проводивший эту продажу. У открытых заказов этих полей нет.
• Комментарий, если он есть.

Из карточки заказа можно перейти к действиям с ним: открыть заказ для просмотра, провести продажу (завершить заказ) или принять оплату. Если завершить продажу прямо из отчёта, заказ перейдёт в статус «Продано», а отчёт после этого обновится. Сами эти действия и их последствия для склада и кассы описаны в разделе Заказы.

Как выгрузить отчёт

В правом верхнем углу экрана есть кнопка выгрузки. Нажмите её — отчёт сохранится в виде файла Excel за выбранный период с учётом включённых фильтров; на телефоне файлом можно поделиться, в веб-версии он скачивается. В файл попадают итоги (количество заказов, сумма товаров, сумма оплаты) и строки заказов с их данными.

Правила и ограничения

• Доступ к отчёту. Плитка «Отчёт по заказам» и сам отчёт доступны только сотруднику с правом на этот отчёт. Без права плитки в группе «Товарные» не будет.
• Выбор магазина — по праву. Сменить магазин в фильтре можно только при наличии права выбора магазина; иначе отчёт всегда строится по вашему магазину.
• Только сохранённые заказы. В отчёт попадают принятые заказы (открытые и завершённые); пустые черновики и отменённые заказы не учитываются.
• Только мобильное приложение. В кассовом приложении этого отчёта нет — там доступна лишь история заказов в «Журнале».

Частые проблемы

Чем «Сумма товаров» отличается от «Суммы оплаты»?

Причина: это разные величины. «Сумма товаров» — это полная стоимость отложенного по заказам товара (на сколько оформлены заказы). «Сумма оплаты» — сколько по этим заказам уже фактически внесли денег: предоплата плюс доплата при завершении. Если покупатели платили не полностью, сумма оплаты будет меньше суммы товаров, а разницу показывает строка «Долг». Что делать: для остатка к доплате смотрите строку «Долг» — это сумма товаров минус сумма оплаты.

Почему заказ показан как «Не продано»?

Причина: заказ ещё не завершён — по нему не проведена продажа. Товар отложен или зафиксирован, но со склада он списывается только при завершении заказа. Пока этого не произошло, заказ остаётся открытым со статусом «Не продано». Что делать: если покупатель забрал товар, завершите заказ — превратите его в продажу. Это можно сделать прямо из карточки заказа в отчёте кнопкой «Провести продажу» либо в разделе Заказы.

Как из отчёта завершить продажу по заказу?

Причина: заказ остаётся открытым, пока по нему не проведут продажу. Что делать: нажмите на нужный заказ в списке, в карточке выберите «Провести продажу», доберите оплату при необходимости и проведите продажу. После этого заказ получит статус «Продано», а отчёт обновится. Из той же карточки можно «Принять оплату» по заказу, не завершая его. Подробнее — в разделе Заказы.

Почему в товарных отчётах нет плитки «Отчёт по заказам»?

Причина: у сотрудника нет доступа к этому отчёту, поэтому плитка не отображается в группе «Товарные». Что делать: откройте сотруднику право на этот отчёт в настройках доступа.

Почему не получается выбрать другой магазин?

Причина: у сотрудника нет права выбора магазина, поэтому магазин в фильтре зафиксирован на его магазине. Что делать: включите сотруднику право выбора магазина — тогда станут доступны другие магазины.

Связанные темы

• Заказы — что такое заказ, как его оформляют, завершают и отменяют
• Как оформить продажу
• Остатки и резерв
• Отчёты — все отчёты раздела